При увольнении у работника, как правило, прекращаются все официальные отношения с прежним работодателем. При этом на администрации лежит обязанность по выдаче бывшему сотруднику документов, подтверждающих правомерность проведённых с ним расчётов и обеспечивающих возможность воспользоваться на новом месте всеми предусмотренными льготами и правами, подтвердить свой профессиональный статус.
Содержание
Какие документы должны быть выданы при увольнении
Различают документы, обязательные к выдаче во всех случаях и любой категории сотрудников, и дополнительные документы, обязательные к выдаче в определённых случаях или определённым работникам. Перечень выдаваемых документов одинаков независимо от основания расторжения трудового договора.
Обязательные документы
Обязанность по выдаче конкретных документов и виды обязательных документов предусмотрены ТК и другими правовыми актами. Обязательные к выдаче при увольнении документы передаются в день увольнения.
Трудовая книжка
Трудовая книжка основным является официальным персональным документом, отражающим все трудовые перемещения работника, в т. ч. внутри одной организации. В будущем предполагается отказаться от бумажной формы документа и перейти на электронную, но пока действует прежний порядок.
В книжке должна быть сделана запись об увольнении. Перед выдачей документа все внесённые в неё работодателем сведения заверяются подписью первого руководителя (ответственного кадрового работника), печатью и подписью увольняемого. По непонятным причинам в большинстве случаев кадровики не требуют при увольнении от работника поставить свою подпись, хотя это прямо предусмотрено п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков, утв. Пост. ПРВ от 16.04.2003 № 225.
Согласно ст. 84.1 ТК заполненная книжка выдаётся в день увольнения. При невозможности выдачи в день увольнения в связи с отказом работника от получения или отсутствии на рабочем месте, администрация уведомляет сотрудника о необходимости личного обращения за документом или выражении согласия на отправку почтой. По письменному заявлению работника, своевременно не получившего трудовую книжку не по вине администрации, выдача осуществляется в течение 3 рабочих дней.
Получение книжки работник подтверждает своей подписью в книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей, ведение которой является обязательным согласно п. 40 Правил. Копия уведомления о необходимости получить трудовую книжку, подтверждение вручения (отправки) уведомления, согласие работника на почтовую пересылку документа также хранятся в материалах личного дела.
Расчётный лист
Согласно ст. 136 ТК работнику в письменном виде при каждой выплате зарплаты (ежемесячно) должна предоставляться информация:
- о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
- о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
- о размерах и об основаниях произведённых удержаний;
- об общей сумме, подлежащей выплате.
Документ, содержащий указанную информацию, получил название «расчётный лист». Форма листа и порядок его выдачи законодательно не определены и должны быть установлены локальным актом. В качестве примера можно привести такую расчётку. В бухгалтерское ПО встроены готовые варианты.
Расчётный лист вручается работникам ежемесячно и в строгом смысле не является документом, выдаваемым в связи с увольнением. Обязательная выдача при увольнении вытекает из содержания ст. ст. 84.1 и 136 ТК.
Сведения персонифицированного учёта
Ч. 4 ст. 11 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ устанавливает обязанность работодателя передать работнику при увольнении сведения о персонифицированном учёте. Сведения сводятся в формы СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Последняя справка является нововведением, отчётность по этой форме впервые предоставляется в 2018 г. за предыдущий год. В выдаваемой справке не должно быть сведений о других работниках. Выдача документа, отражающего данные на других работников, запрещена. Выдававшаяся ранее справка РСВ-1 в 2018 году не оформляется. Формы необходимы для обеспечения правильности начисления пенсии.
Справка о зарплате за два года
В соответствии с пп. 3 п. 2 ст. 4.1 ФЗ от 29.12.2006 N 255-ФЗ, в целях обеспечения прав работника на выплаты в системе ОСС (пособия по временной нетрудоспособности, материнские выплаты) при трудоустройстве на новом месте, работодатель обязан выдать справку за два предшествующих и текущий год, содержащую сведения:
- о сумме заработка, на которую начислялись страховые взносы;
- о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребёнком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в соответствии с законодательством не начислялись.
Медицинская книжка
Для некоторых категорий работников предусмотрено обязательное оформление медицинской книжки. В период работы документ хранится в личном деле сотрудника или выдаётся ему на руки по требованию. При прекращении трудовых взаимоотношений медкнижка должна быть выдана увольняемому в день увольнения.
Порядок хранения медицинских книжек нормативно не установлен. Единственное упоминание об обязанности передать работнику медкнижку содержится в справочной информации, приведённой на стр. 30 самого документа. В связи с тем, что форма установлена в соответствии с ТК компетентным и уполномоченным на это органом — Роспотребнадзором (Приказ от 20.05.2005 N 402), обязанность её выдачи можно считать законодательно закреплённой. Такой позиции придерживается Верховный Суд в решении от 24.03.2015 N АКПИ15–272.
Документы, выдаваемые по заявлению работника
Некоторые документы выдаются по мере необходимости по заявлению работника. Общая обязанность администрации выдать по требованию работника в течение 3 рабочих дней документы, связанные с работой, а также их копии, установлена ст. 62 ТК. Используемый в статье термин «работник» в данном случае охватывает и бывших сотрудников. Это вытекает из содержания нормы. В качестве одного из подлежащих выдаче документов в статье указан приказ об увольнении. Учитывая, что документы выдаются в трёхдневный срок, указание на выдачу такого приказа непосредственно работающему заявителю бессмысленно. Такая позиция подтверждается и судебной практикой.
Справка по форме 2-НДФЛ
Традиционно кадровые работники вручают увольняемому справку 2-НДФЛ (новая форма). Обязанность выдачи такой справки по заявлению сотрудника установлена ст. 230 НК. Документ предоставляется в течение 3 дней с момента подачи письменного заявления. Справка может использоваться новым работодателем при расчёте больничного, хотя в этих целях в обязательном порядке должна быть выдана вышеназванная справка о зарплате за два года.
Справка о среднем заработке за последние три месяца
Для исчисления размера пособия по безработице в службу занятости необходимо предоставить справку о зарплате за 3 месяца.
Документы об аттестации
Для отдельных категорий работников законодательно установлена обязанность регулярно проходить аттестацию (педагогические работники, работники культуры и др.). Результаты аттестации оформляются протоколом комиссии, выписка из которого хранится в личном деле сотрудника. Аттестация действительна в течение определённого периода. При трудоустройстве на новом месте для подтверждения соответствия потребуется копия выписки.
Другие документы
В зависимости от обстоятельств сотрудник, в т. ч. бывший, вправе запросить, а работодатель обязан предоставить:
- копии приказа о приёме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;
- о периоде работы у данного работодателя;
- копии приказов о взысканиях, поощрениях;
- другие документ, связанные с работой.
Иногда может потребоваться характеристика (новому работодателю, в рамках уголовного, административного или гражданского производства, для представления в органы опеки и попечительства и т. д.). Формально характеристика не подпадает под документы, выдача которых обязательна по требованию работника. Здесь потребуется личный контакт с бывшим руководителем.
Оформление передачи документов
Движение некоторых документов должно отражаться в специальных журналах, ответственность за ведение которых несут соответствующие структурные подразделения. Кадровая служба отвечает за отслеживание перемещений трудовой книжки, бухгалтерия контролирует выдачу справок и т. д. Работники подтверждают получение своей подписью в таких журналах. Факт вручения трудовой книжки при увольнении обычно дополнительно подтверждается и собственноручной распиской произвольной формы.
По общим правилам делопроизводства, даже если обязанность получателя подтвердить вручение ему документа нормативно не установлена, выдавать документы следует только с подтверждением получения. С учётом того, что при увольнении работнику передаётся пакет документов, в подтверждение передачи целесообразно оформлять соответствующий единый акт.
В акте следует указать:
- наименование юридического лица, предпринимателя;
- место и время составления акта;
- должность, Ф. И. О. передающего лица, получателя;
- основания передачи;
- точный перечень передаваемых документов;
- подписи.
Ответственность за задержку выдачи документов
Работодатель не несёт ответственность за несвоевременную выдачу труд. книжки работнику, не получившему её в день увольнения:
- с момента направления уведомления о необходимости получения или даче согласия на потовую пересылку;
- в случаях несовпадения последнего дня работы с днём оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника в связи с прогулом или осуждением работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы;
- при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлён до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам.
При несвоевременно выдаче трудовой книжке по вине администрации работнику возмещается не полученный им заработок за период с момента увольнения до фактической передачи документа. День увольнения в таких случаях должен быть изменён на дату передачи трудовой книжки. Помимо этого, работник вправе в судебном порядке взыскать убытки и компенсацию морального вреда. Общая административная ответственность за нарушения норм трудового права, к которым относятся неправомерные задержки и отказы в выдаче необходимых документов, предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Наказание установлено в виде:
- предупреждения;
- административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей;
- на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
Видео: выдача копий документов при увольнении
Несмотря на кажущуюся простоту процедуры увольнения по собственному желанию, допущенные нарушения могут повлечь негативные последствия как для работника, так и для работодателя. Постоянно меняющееся законодательство обязывает кадровых работников постоянно отслеживать нововведения и изменения.