Что такое дебиторская задолженность?

Лишь малая часть предприятий отгружает продукцию с оплатой непосредственно в день продажи. Начинающим и уже опытным бизнесменам необходимо знать, что такое дебиторская задолженность, как ей управлять на практике, кто такой кредитор, в течение какого времени можно взыскивать долги.

Чем дебиторская задолженность отличается от кредиторской?

Например, дебиторская задолженность банка — это кредиты, которые ей обязаны вернуть физические и юридические лица. Применительно к торгующим организациям дебиторкой будут считаться долги покупателей за отгруженную продукцию.

Если обобщить сказанное выше, задолженность дебиторская — это активы компании. Это — суммы денег, которые ей обязаны вернуть покупатели (клиенты, контрагенты). Но, не только. Если ООО или ИП переплатят, например, по налогам, излишек на ЕНС (едином налоговом счете) тоже можно считать дебиторкой. При определенных условиях его можно вернуть на расчетный счет и в оборот.

К активам относят и авансы поставщикам, и все иные суммы, которые кто-либо должен конкретному бизнесу. Например, работник испортил партию товара. С него через суд взыскали их стоимость. И это — тоже актив компании. Это — важная информация для тех, кто хочет знать, что такое дебиторская задолженность.

Кредиторка — это противоположность, противовес дебиторке. Это — все, что компания должна заплатить сейчас или с отсрочкой. Например, ей необходимо выдать зарплату персоналу, перечислить налоги и оплату по договорам за товар.

Дебиторская и кредиторская задолженности нестатичны. Если бизнес работает, то они постоянно меняются. Одни долги погашаются, появляются новые.

Виды дебиторской задолженности

Ее делят на группы с учетом договорных или законных сроков закрытия обязательств. Основные типы:

• текущая задолженность. В данном случае задолженность формально есть, но еще есть время на оплату. Например, банк выдал кредит гражданину. Последний теперь обязан вернуть всю сумму в установленные сроки. Но срок погашения по графику еще не наступил;
• просроченная дебиторская задолженность — это (если вернуться к примеру в предыдущем пункте) суммы, которые заемщик не перечислил банку в установленный срок сумму. И уже со следующего дня ему насчитывают пени за просрочку;
• безнадежная задолженность. Взыскать ее даже в принудительном порядке невозможно. Например, банковский заемщик признан банкротом. Либо по разным причинам пропущен срок исковой давности. И кредитору остается этот долг списать на убытки.

Применительно к дебиторской задолженности организации необходимо выделить несколько важных моментов:

• чтобы минимизировать налоговую нагрузку и риски невозврата денег, многие компании создают резерв по сомнительным долгам в размере максимум 10% от годовой выручки. На его формирование направляют часть текущих поступлений. Если какой-то долг переходит в разряд безнадежных, его можно покрыть именно за счет созданного фонда;
• финансовые учреждения создают резерв в обязательном порядке с учетом объемов выданных кредитов. Для банков важно, чтобы дебиторская задолженность не превышала установленный норматив. Иначе можно лишиться лицензии ЦБ.

Инвентаризация дебиторской задолженности

Для любой компании важно следить за своими активами. На практике это означает, что ежегодно необходимо проводить инвентаризацию дебиторской задолженности, в том числе перед закрытием баланса за текущий отчетный период.

Но проверка объемов обязательств может потребоваться и в иных ситуациях, например:

• происходит передача дел новому сотруднику: бухгалтеру или менеджеру, работающему с клиентами. Он должен знать все о дебиторской задолженности, с которой ему придется работать;
• из-за аварии или стихийного бедствия пострадал сервер компании или уничтожены бумажные документы;
• юридическое лицо закрывается, проходит стадию банкротства или реорганизации;
• данные о долгах клиентов нужны руководству или учредителям компании и т, д.

В ходе инвентаризация дебиторской задолженности проверяют, какую сумму на самом деле должен клиент (иной контрагент). Также ответственный сотрудник обязан установить, насколько реально взыскать эти суммы.

Инвентаризацию проводят на основе приказа руководителя компании или соответствующего подразделения. В ее ходе проверяют правильность оформления первичной документации (накладных, актов выполненных работ), договорные сроки внесения оплаты и прочие факторы.

Если какие-либо долги по итогам инвентаризации признают безнадежными, готовят специальный акт или приказ на их списание. Основанием для этого может стать пропуск срока исковой давности (в стандартном варианте он составляет 3 года), смерть должника при отсутствии наследников или признание его банкротом.

В отдельных случаях кредитор обязан подчиниться распоряжениям, например, суда или иных государственных структур о списании задолженности.

Как списать безнадежную задолженность по итогам инвентаризации?

Долги проверены, часть их отнесена к безнадежным. Теперь бухгалтеру необходимо их списать. В данном резерве все зависит от того, сформирован ли в компании резерв под сомнительные обязательства:

1. Если резерв создан, ответственное лицо вносит в учетную систему проводку: Д-т 63 — К-т 62 (сумма обязательства). Дополнительно долг отображают на забалансовом счете 007 по дебету.
2. Если резерв отсутствует, операцию проводят по Д-ту счета 91.2. Для списания используют Кт-т счета 62.

Но только сформировать проводки недостаточно. Необходимо подготовить акты, подтверждающие факт списания дебиторской задолженности. Обязательные пункты документа:

1. Полное наименование организации или ФИО ИП, ИНН, юр.адрес.
2. Данные о списываемой задолженности: название контрагента, сумма, основания для ее возникновения и списания.

Акт обязательно визируют руководитель юрлица/ИП и бухгалтер. Далее на сумму списания можно уменьшить базу по налогу на прибыль на прибыль. Но важно понимать, что у налоговых инспекторов могут возникнуть вопросы, если сумма списываемой задолженности будет слишком большой.

Оборачиваемость дебиторской задолженности

В стандартном случае сумма обязательств клиентов постоянно меняется. Проверить, насколько быстро компании удается вернуть деньги за отгруженные товары или оказанные услуги, позволяет коэффициент оборачиваемости. Рассчитать его можно по формуле:

RT = объем реализованных товаров (работ или услуг)/среднее значение дебиторской задолженности.

Для получения исчерпывающей информации коэффициент определяют на начало и конец отчетного периода. Далее предстоит получить среднее значение по году. Стоит обращать внимание на ситуации, когда RT сильно снижается.

Это означает, что либо клиентам предоставляется очень большая отсрочка, либо вообще в компании вообще кризис неплатежей. На практике это может привести к банкротству налогоплательщика.

Чтобы не сталкиваться с подобными ситуациями, необходимо регулярно проводить анализ задолженности дебиторской, включающий следующие действия:

1. Проверка структуры обязательств, их движения.
2. Изучение сроков образования долгов.
3. Расчет коэффициента оборачиваемости и доли дебиторки в общей структуре активов. Также важно сопоставить, как соотносятся темпы роста выручки от основной и вспомогательной деятельности и собственно обязательств.
4. Проверка соотношения дебиторской и кредиторской задолженности.

Как взыскать просроченную задолженность?

Если контрагент перестает платить, для возврата денег кредитор может использовать следующие способы:

1. Медитация. Этот способ применяется при наличии разногласий в части суммы обязательств, качества поставленной продукции или объема партии и т. д.
2. Составление претензии. Этот этап обязательно предшествует обращению в суд. В претензии необходимо обозначить сумму дебиторской задолженности просроченной и предоставить разумный срок для ее погашения — 30 дней в стандартном случае.
3. Обращение в суд. Этот вариант выбирают, если контрагент либо вообще отказывается платить, либо игнорирует полученную претензию.
4. Реализация задолженности покупателей или заемщиков. Есть специальные компании, выкупающие обязательства для последующего самостоятельного взыскания.

Но нужно помнить, что у дебиторской задолженности есть срок исковой давности — 3 года с момента последнего контакта между кредитором и должником. Течение срока начинается заново, если, например, стороны подпишут акт сверки, либо клиент иным образом подтвердит факт наличия обязательств.

Дебиторская задолженность — один из основных активов любой компании. Ее необходимо держать под контролем, чтобы не потерять деньги.