Любой бизнес, большой или малый, требует учёта. Для этих целей применяются разнообразные сервисы, регистры и т. п. Выбор алгоритма и методов обуславливается типом компании (юрлицо/ИП) и применяемым налогообложением. КУДиР (книга учёта доходов и расходов) — один из способов фиксации фактов финансово-хозяйственной деятельности некоторых организаций и большинства индивидуальных предпринимателей. При кажущейся простоте формирования документа, процесс имеет свои особенности и тонкости.
Содержание
КУДиР: что это такое и кому это нужно
Книга учёта доходов и расходов (сокращённо КУДиР) — документ, фиксирующий хозоперации некоторых категорий ИП и ООО. Она обязательна для ИП и организаций, применяющих упрощённую систему налогообложения. Причём и тех, кто выбрал в качестве объекта «Доходы», и тех, для кого таким показателем служат доходы, «очищенные» от расходов.
Необходим подобный регистр и предпринимателям, применяющим ЕСХН, ОСН, ПСН. КУДиР заполняют все ИП, кроме «вменёнщиков» (плательщиков ЕНВД).
Здесь находят своё отражение факты предпринимательской и хоздеятельности за каждый отчётный период. Данные берутся из «первички» и фиксируются в хронологическом порядке.
Внесённые сведения позволяют определить результат деятельности субъекта и рассчитать величину налога.
При возникновении вопросов по заполнению КУДиР следует проконсультироваться у инспектора ФНС
Видовое разнообразие КУДиР и основные требования к их ведению
Форма документа определяется применяемой системой налогообложения. В 2021 году утверждены 4 её вида для:
- УСН;
- ОСН;
- ЕСХН;
- ПСН.
В трёх первых находят отражение доходные и расходные операции компаний. В четвёртой, патентной системе, учитываются только полученные доходы. Логично, что в этом случае бланк называется «Книга учёта доходов» (сокращённо КУД). Она имеет по сравнению с КУДиР более простую структуру.
Ко всем вышеперечисленным видам предъявляется ряд общих требований:
- ежегодно заводится новая КУДиР;
- записи заносятся по датам их совершения;
- каждая хозоперация на своей строчке;
- КУДиР разрешено вести рукописно, с помощью компьютерных программ и бухгалтерских сервисов;
- в готовом документе брошюруются все листы, в т. ч. и пустые (оформленный регистр сшивается, его листы нумеруются);
На последнем листе КУДиР делается заверительная надпись, которая подтверждается визой уполномоченного лица и оттиском печати (если она есть)
- при отсутствии деятельности формируется нулевая КУДиР;
- срок хранения регистра — 4 года.
Раньше КУДиР необходимо было заверять у налоговиков, а по окончании года — сдавать её в это ведомство. С 2013 года такое требование отменено.
Заполняем КУДиРы: легко и просто
Рассмотрим алгоритм формирования Книги для всех систем налогообложения, которым законодательно предписано их обязательное ведение. С этим вопросом важно разобраться, так как отсутствие у хозяйствующего субъекта такого регистра повлечёт за собой со стороны налоговиков штрафные санкции:
- индивидуальные предприниматели наказываются штрафом в 200 руб.;
- организация-упрощенец платит 10 000 руб.
КУДиР для упрощёнщиков
Начнём с книги учёта доходов и расходов при УСН. В зависимости от того, какой объект облагается налогом, заполняются те или иные её разделы.
Порядок заполнения КУДиР при УСН в зависимости от объекта налогообложения
Например, если за облагаемую базу взяты получаемые доходы, то, прежде всего, следует определиться, получали ли вы целевые средства из бюджета. Ваш ответ «да», в первом разделе кроме полученных доходов укажите расходы, понесённые при использовании бюджетных средств. Ответили отрицательно? Тогда заполняйте в первом разделе только доходные сведения.
Далее переходите сразу к разделу 4. Здесь следует отразить уплаченные страховые взносы и суммы оплаченных больничных листов (при их наличии).
Если объектом налогового обложения выбраны «доходы минус расходы», то в первом разделе заполняются данные как по доходам, так и по расходам.
В компании имеются собственные основные средства и нематериальные активы — заполняем раздел 2. Нет такого имущества, но имеются убытки прошлых лет — переходим сразу в раздел 3.
Тем, у кого нет ни ОС, ни НМА, ни убытков, следует ограничиться только заполнением 1 раздела.
КУДиР упрощенца состоит из:
- Титульного листа.
- Раздела I — Доходы и расходы.
- Раздела II — Расчёт расходов на приобретение основных средств и нематериальных активов.
- Раздела III — Расчёт суммы убытка, уменьшающий налоговую базу по налогу.
- Раздела IV — Расходы, уменьшающие сумму налога (авансовые платежи по налогу).
Рассмотрим пошагово заполнение каждого пункта.
«Титульник»
На обложке регистра прописываются следующие реквизиты:
- дата начала регистрации первой операции, т. е. число, месяц, год заведения КУДиР;
- объект налогообложения («Доходы» или «Доходы, уменьшённые на величину расходов»);
- год, за который заполняется регистр;
- Ф. И. О. индивидуального предпринимателя или наименование организации;
- ИНН/КПП для организации, либо только ИНН для ИП;
- юридический адрес организации, адрес ИП;
- номера расчётных счетов, наименование банков, в которых они открыты.
Заполнение этих полей особых трудностей не вызывает.
Пример оформления титульного листа КУДиР индивидуального предпринимателя
Формирование раздела 1
Далее заполняется первый раздел, состоящий из четырёх табличек (по количеству кварталов).
Каждая таблица содержит 5 столбцов:
- порядковый № записи;
- дата и № первичного документа;
- содержание операции;
- доходы, учитываемые при исчислении налогооблагаемой базы;
- расходы, принимаемые для расчёта налоговой базы.
Последний столбец заполняется только при объекте налогообложения «Доходы, уменьшенные на расходы».
Образец заполненного I раздела КУДиР
Как видим из примера, к первому разделу регистра имеется справочная информация.
Если налог считается по доходам, то заполняется лишь 10 строчка. В ней проставляется общая величина всех доходов, полученных за год. Если же объектом служат доходы за минусом расходов, то необходимо заполнить строчки 010, 020, 040, 041.
Заполнение раздела 2
Во втором разделе рассчитываются израсходованные средства на ОС и НМА. Формируется он лишь на «упрощёнке» «Доходы — расходы» при наличии затрат на приобретение собственных основных средств и нематериальных активов.
Образец Раздела II КУДиР предпринимателя, работающего на УСН
Расчёт убытков, снижающих облагаемую налогом базу
Заполнять таблицу в третьем разделе нужно упрощенцам, когда у них есть убытки в прошедшем или нынешнем расчётном периоде.
Раздел III — пример оформления КУДиР при УСН
Оформление раздела 4
И наконец, раздел номер IV, повествующий о расходах, уменьшающих суммы налога (авансовые выплаты по налогу). Здесь следует указать сведения о проплаченных в отчётном периоде страховых взносах. Данные берутся из платёжных поручений либо банковских квитанций.
Образец заполненного Раздела IV КУДиР при ведении учёта на УСН
КУДиР для ИП на общей системе налогообложения
Переходим к следующему виду КУДиР — для предпринимателей, применяющих ОСН. Этот документ уже гораздо объёмнее предыдущего.
Порядок ведения регламентируется приказом Минфина РФ и МНС РФ № 86н/БГ-3–04/430 от 13.08.2002. Этим же документом утверждён бланк КУДиР.
Учёт ведётся с использованием кассового метода, то есть доходы/расходы учитываются при расчёте налога в момент фактического поступления денег (для доходов) либо произведённой оплаты (для расходов). В одной КУДиР учитываются все виды предпринимательской деятельности, но раздельно по каждому из них.
Фотогалерея: пример заполнения некоторых листов КУДиР
-
- Пример заполненной таблицы 1–1А: учёт приобретённого сырья и материалов
-
- Продолжение примера по таблице 1–1А: расчёт итоговых показателей
-
- Образец заполненной таблицы 1–4А: учёт материальных расходов
-
- Продолжение примера заполнения таблицы 1–4А: регистрация остатков материалов
-
- Заполненный бланк таблицы 1–7А: подведение итогов налогового периода
-
- Пример заполнения таблицы 2–1: учёт амортизации основных средств
-
- Образец таблицы 6–2: регистрация прочих расходов
КУДиР для ИП-сельхозтоваропроизводителей
Индивидуальные предприниматели — плательщики ЕСХН также обязаны вести подобный учётный регистр. Порядок заполнения подробно прописан в Приложение №2 к минфиновскому приказу от 11.12.2006 №169н.
Бланк КУДиР в этом случае — это «титульник» и два раздела. Первый — сведения о доходах/расходах. Второй посвящён затратам на приобретение ОС и НМА, которые принимаются в расчёт при определении налогооблагаемой базы по ЕСХН.
Таблица: содержание 1 раздела
| № графы | Что отражается | Пункт Приложения |
| 1 | № операции по порядку | 3.1 |
| 2 | Дата и № первичного документа | 3.2 |
| 3 | Содержание операции | 3.3 |
| 4 | Доходы от основной деятельности и внереализационные доходы (п. 1 и 2 ст. 248 НК). Не указываются: доходы, указанные в ст. 251 НК, доходы, облагаемые по спецставкам. Доходы, указываются в порядке, предусмотренном для налогообложения ЕСХН | 3.4 |
| 5 | Расходы согласно п. 2 ст. 346.5 НК РФ. Расходы указываются в порядке, предусмотренном для налогообложения ЕСХН | 3.5 |
Аналогичным способом расписано содержание второго раздела регистра.
Таблица: рекомендации для заполнения 2 раздела
| № графы | Что отражается | Пункт Приложения |
| 1 | № по порядку | 4.3 |
| 2 | Наименование объекта ОС или НМА согласно техпаспорту и иным документам. | 4.4 |
| 3 | Дата полной оплаты объекта ОС или НМА, подтверждённая документом. | 4.5 |
| 4 | Дата подачи документов на госрегистрацию для ОС, права на которые подлежат госрегистрации (кроме ОС, введённых в эксплуатацию до 31.01.1998). | 4.6 |
| 5 | Дата ввода в эксплуатацию объекта ОС или принятия к учёту НМА. | 4.7 |
| 6 | Первоначальная стоимость (ПС) объекта ОС, приобретённого/ сооружённого/ изготовленного в период применения ЕСХН или ПС объекта НМА, приобретённого/ созданного в период применения ЕСХН. ПС объекта ОС отражается в наиболее позднем по времени из следующих периодов:
В таком же порядке отражается увеличение/уменьшение ПС объекта ОС.
| 4.8 |
| 7 | Срок полезного использования, если ОС и НМА приобретены/ сооружены/ изготовлены/ созданы до начала применения ЕСХН. | 4.9 |
| 8 | Остаточная стоимость ОС или НМА, расходы на достройку/ дооборудование/ реконструкцию/ модернизацию/ техперевооружение ОС, по ОС и НМА, полученным до начала применения ЕСХН, отражается в наиболее позднем по времени из следующих периодов:
Порядок определения остаточной стоимости зависит от режима налогообложения, с которого ИП перешёл на уплату ЕСХН. | 4.10 |
| 9 | Количество полугодий года, в течение которых эксплуатировался оплаченный и введённый в эксплуатацию объект ОС или НМА. | 4.11 |
| 10 | Доля стоимости объекта ОС или НМА, учитываемая в расходах согласно Итоговая строка = графа 6 + графа 8 + графа 12 + графа 13 + графа 14 + графа 15 | 4.12 |
| 11 | Доля стоимости объекта ОС или НМА, учитываемая в расходах в каждом полугодии (графа 11= графа 10 / графа 9). Значение округляется до 2 знаков после запятой. | 4.13 |
| 12 | Расходы на ОС и НМА, учитываемые в расходах для исчисления ЕСХН в каждом полугодии (графа 12 = (графа 6 или графа 8) * графа 11/100, отражаются в последний день полугодия. | 4.14 |
| 13 | Расходы на ОС и НМА, учитываемые в расходах для исчисления ЕСХН за налоговый период (графа 13 = (графа 6 или графа 8) * графа 9* графа 11/100). | 4.15 |
| 14 | Расходы на ОС и НМА, учтённые в расходах для исчисления ЕСХН за предыдущие налоговые периоды (графа 14 = графа 13 раздела II Книги за предыдущие налоговые периоды). Если ОС и НМА получены и введены в эксплуатацию в период применения ЕСХН, их стоимость не учитывается в графе 14. | 4.16 |
| 15 | Оставшаяся часть расходов по ОС и НМА, подлежащая списанию в следующих периодах (графа 15 = графа 8 — графа 13 — графа 14). Если ОС и НМА получены и введены в эксплуатацию в период применения ЕСХН, их стоимость не учитывается в графе 15 | 4.17 |
| 16 | Дата выбытия / реализации ОС или НМА. | 4.18 |
| Итоговая строка | Итоговая строка = графа 6 + графа 8 + графа 12 + графа 13 + графа 14 + графа 15 |
Книга учёта доходов для патенщиков
Книга учёта доходов (КУД) ИП, применяющих патентную систему, пожалуй, самая простая из всех имеющихся учётных книг. В её составе лишь «титульник» и один раздел «Доходы». Прежде чем его заполнять, следует ознакомиться с бланком КУД.
Таблица: заполнение 1 раздела
| Графа | Содержание |
| 1 | порядковый № хозоперации |
| 2 | дата и № первичного документа |
| 3 | содержимое отражаемой операции |
| 4 | отражаются только доходы от деятельности ИП, поименованной в патенте |
Заполненный титульный лист документа содержит Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, его ИНН, место получения патента и срок его действия, а также период ведения КУД.
Образец заполненного титульного листа для Книги на ПСН
Заполнять лист 1 необходимо на основании первичных платёжных документов: приходных кассовых ордеров, чеков ККТ, платёжных поручений банка.
Образец заполненного Раздела 1 книги доходов предпринимателя на ПСН
На каждый патент заводится отдельная книга учёта доходов. Если у ИП имеется несколько действующих патентов, то и книг будет столько же.
Некоторые особенности электронной КУДиР
Книга может вестись в электронном виде с помощью различных бухгалтерских сервисов. Работать в них не составит труда даже тем бизнесменам, кто не владеет специальными бухгалтерскими знаниями.
Вся введённая в базу «первичка», содержащая сведения о доходах и расходах, автоматически подтягивается сервисом в нужные разделы КУДиР. Это позволяет значительно сэкономить время пользователя и избежать досадных ошибок.
Если в последующем первичные документы по каким-либо причинам корректируются, то все изменения сразу же отражаются и в самой книге.
По окончании налогового периода электронный регистр следует обязательно распечатать на бумаге, сброшюровать, сделать заверительную надпись, проставив подпись руководителя (ИП) и печать, если таковая имеется.
Видео: всё, что нужно знать о КУДиР
Чтобы бизнес приносил удовлетворение, следует должным образом организовать все его участки. Важная роль в этом процессе принадлежит правильной фиксации фактов финансово-хозяйственной деятельности организации или ИП. В зависимости от выбранного налогообложения, применяются те или иные учётные регистры. КУДиР — самый распространённый способ учёта хозопераций у большинства налогоплательщиков-ИП. Умение ориентироваться в видовом многообразии этого документа, знание некоторых особенностей его ведения позволит избежать проблем с налоговой службой, а предпринимательскую деятельность сделать более прозрачной.