Как оформить командировку сотрудника

Оформление командировки начинается с подготовки задания и определения срока. После проверки возможности отправления сотрудника издаётся приказ, оформляется смета, выдаётся аванс под отчёт.

Весь период отсутствия на рабочем месте сотрудника отмечается в табеле особым образом. После возвращения утверждается авансовый отчёт и выполняется перерасчёт.

Что изменилось в оформлении командировки

Изменения законодательства в части оформления документов при отправке по делам компании специалистов коснулись заполнения:

• командировочного удостоверения;
• журнала регистрации командировок;
• служебного задания;
• отчёта о поездке.

Теперь требования их заполнять отменены. ТК РФ и Положение о командировках про эти документы, ранее считавшиеся обязательными к оформлению, ничего не говорят.

Однако если руководитель компании считает необходимым ведение подобной документации и вводит такую норму во внутрифирменное положение, тогда должны готовиться:

• командировочное удостоверение;
• служебное задание;
• журнал регистрации командировок (делается запись о посланном сотруднике).

После возвращения сотрудник сдаёт отчёт о поездке.

Обязательно оформляются:

• приказ о направлении в поездку по делам компании;
• авансовый отчёт.

Приказ издаёт руководитель, документ подписывает должностное лицо, уполномоченное отправлять работников в поездки по делам компании. А авансовый отчёт оформляет сотрудник после своего возвращения. Важный момент: если меняется срок поездки, то издаётся дополнительный приказ о продлении срока командировки или о её отмене.

Оформлять удостоверение теперь нет необходимости

С приказами о направлении в командировку, о продлении её срока или об отзыве оттуда сотрудник знакомится под роспись. Перед выпуском приказа работника уведомляют об изменении срока путешествия.

Этап 1: подготовка к поездке

Подготовка к отправке начинается с проверки возможности поручить подобное задание конкретному должностному лицу. Существует целый список запретов и ограничений. В частности, запрещается отправлять в подобные поездки сотрудников младше 18 лет, беременных женщин. Даже если они согласны, направлять их никак нельзя.

Далее, есть категории сотрудников, которых направлять можно, но при этом необходимо получить от них письменное подтверждение согласия на поездку по делам компании. Вот этот список:

• женщины с детьми до 3 лет;
• женщины с медицинскими запретами на поездки по делам компании;
• родитель, в одиночку воспитывающий ребёнка до 5 лет (относится и к опекунам);
• родители, воспитывающие ребёнка-инвалида;
• сотрудник, ухаживающий за больным членом семьи;
• сотрудник-иностранец;
• высококлассный специалист;
• сотрудник с инвалидностью;
• сотрудник, работающий в рамках ученического договора (на период действия договора, если только поездка не связана с ученичеством).

Следовательно, направление в поездку специалиста из указанного перечня начинается с запроса его согласия на отправку. Адресуя вопрос о поездке, необходимо уведомить отправляемого о его праве отказаться (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Принудительно отправлять перечисленных лиц запрещено, так как это влечёт административную ответственность.

Видео: как направить сотрудника в командировку

Срок командировки

Срок состоит из времени, необходимого на дорогу к месту назначения и обратно, и длительности выполнения служебного задания. Длительность исполнения поручений определяется исходя из поставленных задач, а время на дорогу рассчитывается по проездным документам. Чаще всего срок поездки фиксируют по датам отправления и прибытия, указанным в билетах.

Если нет билетов, то подтверждающим документом может быть отметка в гостинице, а также договор найма жилья.

Если добирался сотрудник на собственном транспорте, то срок определяется по служебной записке, которую он оформляет после возвращения. К ней прикладываются все подтверждающие поездку документы. В этом случае важно, чтобы срок поездки был не больше срока по приказу.

Этап 2: оформление документов на поездку

После определения кандидатуры для отправки и расчёта длительности поездки издаётся внутреннее распоряжение в письменной форме — приказ или распоряжение о направлении в командировку.

Приказ может быть оформлен произвольно, важно чтобы из текста было понятно, кто руководитель организации, кого именно направляют, куда и на какой срок. Для издания приказа может использоваться и унифицированная форма № Т-9 (если направляются несколько сотрудников — форма № Т-9а).

В тексте приказа прописывают срок командировки

В тексте можно прописать цель и задачи поездки. Подписывать приказ вправе тот человек, у которого имеются полномочия отправлять сотрудников в командировку. Ещё нужно, чтобы сотрудник ознакомился с приказом под роспись — очень полезно, особенно если сотрудник с низкой исполнительной дисциплиной.

Если внутрифирменное положение о командировках требует оформления служебного задания, то оно может заполняться в свободной форме или по унифицированной форме № Т-10а. В служебном задании указываются:

• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• место и срок поездки;
• цель и задачи, которые требуется выполнить;
• содержание отчёта по её итогам.

В задании указывают цель и задачи поездки

Командировочное удостоверение оформляется по форме № Т-10, в нём делаются записи:

• о работнике;
• о сроке;
• о месте и цели поездки.

Здесь же делаются отметки о прибытии и убытии в пункты назначения.

В удостоверении проставляются отметки о прибытии (убытии) в место назначения

Завершающим этапом составляется смета на поездку, эта бумага подписывается главным бухгалтером и руководителем. По ней оформляется кассовый ордер и выдаётся авансом сумма, необходимая на покупку билета, оплату жилья и проживание в течение всей поездки. Аванс выдаётся перед поездкой, невыдача денег до отправления считается нарушением законодательства.

В день убытия в журнале регистрации командировок делается запись об отправляемом сотруднике. Дата отправления и прибытия засчитываются в срок поездки по делам компании, поэтому присутствие на рабочем месте в эти дни определяется по решению руководства.

В течение всех дней поездки в табеле учёта рабочего времени по форме № Т-13 проставляется отметка (К) или цифровой код (06), отработанные часы не ставятся. Табель на работника заполняется на основании распоряжения о командировании. Нерабочие и праздничные дни, приходящиеся на даты поездки, отмечаются кодом РВ (или 03). Это необходимо при расчёте оплаты труда в выходные и праздники.

Рабочие дни командируемого отмечаются кодом (К), выходные и праздники (РВ)

Этап 3: продление срока поездки по делам компании

Порядок действий при продлении срока следующий:

• сотрудника уведомляют о продлении;
• издают приказ;
• рассчитывают суточные;
• выплачивают сотруднику необходимую на дополнительный срок сумму.

Получить письменное согласие необходимо у тех сотрудников, которых отправляют в командировки с их письменного согласия.

О продлении командировки сотрудника уведомляют любым доступным способом

Этап 4: возмещение расходов

В течение трёх дней после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт о поездке. Этот документ можно готовить в свободном виде или воспользоваться унифицированной формой № ОА-1. К нему следует приложить все подтверждающие расходы документы — чеки, квитанции об оплате, билеты.

Так как работодатель компенсирует проезд к месту командировки, оплату жилья и проживание, то документы об оплате этих услуг и нужно приложить к отчёту.

Возможно, что в компании принято компенсировать и дополнительные расходы — по приобретению проездных документов, оформлению заграничного паспорта, получению визы, оплате услуг связи. О возможности компенсации этих расходов полезно поинтересоваться до поездки, и если такое допустимо, получить на них разрешение от начальства.

Если по подтверждающим документам окажется, что потрачена сумма большая, чем выдан аванс, то компания выдаёт невыплаченные деньги. Если, наоборот, выдано авансом больше, чем потрачено, то работник должен сдать неиспользованные средства в кассу.

Сотрудник отчитывается о результатах командировки в свободной форме

Поездка по делам компании на собственном авто

Если работник уезжает по делам фирмы на личном транспорте, с ним заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируется величина компенсации за использование авто, размер амортизации и другие компенсируемые компанией расходы. Вместе с этим указывается порядок компенсации расходов на личном транспорте. Так как решение руководителя о такой командировке должно быть письменным, этот момент может быть указан в приказе.

По итогам поездки сдаётся служебная записка, в которой следует указать срок поездки. К этому отчётному документу прикладываются маршрутный лист (путевой лист), кассовые чеки, счета, квитанции, подтверждающие маршрут движения авто. Также срок поездки можно определить по документам из гостиницы или договору найма жилья.

Заграничная командировка

Оформление заграничной командировки происходит так же, как и внутрироссийской с тем лишь дополнением, что деньги выплачиваются в иностранной валюте. Тут важно правильно определить, сколько дней оплачивается в валюте, сколько — в рублях.

Время нахождения на территории иностранного государства и проезда вне России оплачивается в иностранной валюте, проезд по российской территории — в рублях.

Дата пересечения государственной границы оплачивается по-разному: день выезда из России — в иностранной валюте, день въезда в нашу страну — в рублях. Расходы на путешествие по делам фирмы могут выдаваться через кассу или зачисляться на банковскую карточку.

Командировка и отпуск: такое возможно?

Отпуск — это личное время сотрудника, которым он распоряжается по собственному усмотрению. И уж если возникла такая необходимость, то направлять в командировку можно только с письменного согласия сотрудника.

Важная оговорка — прервать можно лишь ежегодный оплачиваемый отпуск. В таком экстремальном случае компания оформляет отзыв работника из отпуска, затем с его письменного согласия издаёт приказ о командировании.

Отзыв из командировки или её отмена

Трудовой кодекс не даёт чётких указаний на действия при отмене. Отмена командировки или отзыв раньше срока осуществляется в несколько действий. Перед выпуском приказа сотрудника уведомляют о продлении срока (или об отзыве из неё).

Потом издаётся приказ. Далее сотрудника знакомят с этим приказом под роспись, это можно сделать и после возвращения на рабочее место.

Если деньги уже выданы, а поездку отменили или прервали, то сотрудник оформляет авансовый отчёт и возвращает ранее выданные и не потраченные денежные средства.

Сколько хранить приказ о командировке

Данные документы хранятся 75 лет. Есть послабление для краткосрочных поездок, приказ о них должен храниться 2 года. Однако в законодательстве нет чётких указаний, какое путешествие по работе можно считать краткосрочным, поэтому имеет смысл хранить приказы обо всех командировках дольше одного дня в течение 75 лет.

Оформление документов на специалиста выполняется в пять действий. Вначале определяют, какие именно документы следует готовить (нужно ли командировочное удостоверение и служебное задание). Затем издают приказ.

Потом выдают аванс, после этого фиксируют в журнале отправку сотрудника и отмечают в табеле дни его нахождения в другом месте. После возвращения утверждают авансовый отчёт и делают перерасчёт командировочных.

Документы можно оформлять в произвольной форме, в том числе и по внутрифирменным стандартам, так как с 1 января 2013 года формы первичных документов для поездок по делам фирмы не обязательны к применению.