Как составить и утвердить положение о командировках в организации в 2018 году

Необходимость как-то регламентировать направление работников в командировки возникает у организации вслед за самой потребностью в таких поездках. Положение о командировках как локальный нормативный акт становится одним, но не единственным из вариантов решения этой проблемы. Однако коль уж потребность в нём возникла, стоит позаботиться, чтобы документ был составлен в строгом соответствии с требованиями законодательства.

Положение о командировках: обязательно ли и для чего используется

Нужно сразу сказать, что этот документ обязательным для предприятий и организаций не является. В случае визита в офис компании проверяющих из инспекции по труду, налоговой инспекции или иных контролирующих организаций, те не вправе требовать от вас показать им это самое Положение и уж тем более не имеют права применять к вам какие-либо санкции в случае его отсутствия.

Прежде чем направлять сотрудников в командировки, компания должна принять локальный нормативный акт, регламентирующий этот процесс

Даже когда предметом проверки становится правильность оформления командировочных расходов и их проведения по бухгалтерии, отсутствие положения о командировках как локального документа ещё не есть проблема. Ведь законодательство требует от работодателей только закрепить на уровне локальных нормативных актов порядок отправки сотрудников в командировки, возмещения им расходов в связи с такими поездками, оплаты их труда в период нахождения в командировках, размер суточных и т. п. Но при этом никто не настаивает на том, чтобы все перечисленные моменты были прописаны именно в Положении о командировках.

В обиходе положением о командировках часто называют также Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» с рядом изменений и дополнений, самые свежие из которых по состоянию на 2018 датируются 2015 годом. Однако это ведомственный нормативно-правовой акт. Положение о командировках в конкретной организации, как правило, дублирует ключевые положения упомянутого Постановления, поскольку то содержит ряд требований законодательства к порядку оформления командировок и возмещения расходов. Но никак не может быть равнозначным ему.

Работодатель вправе использовать для регламентации командировок и всего, что с ними связано, и альтернативные варианты: отдельные приказы, скажем, об утверждении размера суточных или регламента отправки в командировку работника и отчёта по возвращении из неё, положения коллективного договора или трудовых договоров, заключаемых с работниками, где этим моментам может быть посвящён особый раздел или отдельные положения, скажем, раздела об обязательствах работодателя перед работником в рамках трудовых отношений. Возможны и иные варианты.

Что касается государства, то его применительно к локальным актам о командировках, интересуют только две вещи: чтобы эти самые локальные акты в любой конкретной и удобной работодателю форме вообще в принципе были и своим содержанием не ухудшали положения командированных работников по сравнению с действующим законодательством, в частности, упомянутым Постановлением Правительства РФ и Трудовым кодексом.

Разработке отдельного Положения обычно целесообразно отдать предпочтение в крупной организации с большим количеством работников, поскольку так будет проще. Впрочем, нередко отдают ему предпочтение и небольшие компании. Им, в свою очередь, зачастую легче один раз подготовить один документ на основании типового образца, чем всякий раз разрабатывать новый, например, приказ по мере возникновения того или иного нюанса.

В первые несколько месяцев существования городской газеты в одном из российских областных центров о командировках журналистов не заходила речь, поскольку редакцию интересовали только темы из жизни города. Однако затем в процессе одной из проводимых газетой акций возникла надобность отправить работника в Москву. Чтобы возместить ему расходы, руководство редакции на основе типового документа разработало Положение о командировках. Поскольку времени не было, типовой текст документа был просто скопирован и подвергнут лёгкой правке в отдельных местах, а целые разделы, включая, например, посвящённый командировкам за границу, перекочевали в локальное Положение из образца нетронутыми, вызвав лишь улыбку у всех причастных. Однако не прошло и года, как редакция получила возможность отправить одного из журналистов на тренинг в Швецию, и вот тогда-то раздел Положения, касающийся загранкомандировок, оказался как нельзя кстати.

Как разработать положение о командировках в организации

Никаких строгих законодательных требований к содержанию этого документа нет. Включить в него работодатель вправе всё, что сочтёт нужным. Однако значительно упростит задачу использование в качестве исходника типового текста Положения (скачать образец). Затем по желанию его можно дополнить и другими разделами, вытекающими из специфики конкретной компании.

При выборе образца имеет смысл отдавать предпочтение наиболее свежим вариантам, разработанным после 2015 года. Дело в том, что в 2015 году при внесении очередных корректив в уже упомянутое Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Из текста в его последней редакции, в частности, были исключены требования обязательно оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчёты о проделанной работе в командировке. Например, подтверждением дат отъезда в командировку и возвращения из неё теперь служат исключительно билеты и, например, если сотрудник использовал для поездки служебный или личный транспорт, маршрутные листы, а командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, которое прежде было обязательным, стало излишеством. Впрочем, если вы по старинке продолжаете использовать эту необязательную бюрократию, нарушения в этом нет.

Структура положения о командировках в организации

Обычно при составлении Положения о командировках для организации ориентируются на такую типовую структуру:

1. Общие положения. Здесь раскрываются основные понятия и термины, используемые в документе. В этом разделе имеет смысл, руководствуясь положениями действующего законодательства, прописать, какие поездки являются командировками, а какие нет, работники каких категорий не могут быть направлены в командировку (Трудовым кодексом запрещено командировать беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников), а какие — могут только с их согласия и т. п.
2. Порядок оформления служебной командировки. Обычно в этом пункте прописывается порядок документооборота в связи с командировками и разграничиваются зоны ответственности структурных подразделений компании и/или конкретных должностных лиц — например, за что отвечает бухгалтерия, а за что — служба персонала, и в какой последовательности документы по командировке должны передаваться между подразделениями. Оговаривается обычно, что основанием для командировки служит соответствующий приказ руководителя организации, может быть отсылка и к установленной форме приказа. Прежде командировки должны были фиксироваться в специальном внутреннем журнале. Теперь такого требования в законе нет, но если работодатель продолжает его использовать, стоит отразить в тексте и это обстоятельства. Раздел может содержать отсылку к типовым формам приказов и других локальных документов, однако допускается и использование собственных вариантов. В этом случае отдельно прописываются требования к ним. В частности, такие документы могут содержать:
   • цель командировки;
   • ожидаемый результат;
   • способ поездки (вид транспорта (поезд, самолёт, автобус, водное транспортное средство, факт использования личного или служебного транспорта, если применимо, расчёт затрат на горючее при использовании личного или служебного транспорта);
   • вид используемого во время командировки жилья: гостиница, съёмная квартира, помещение, предоставляемое на безвозмездной основе работодателем или принимающей стороной, иной вариант (например, при поездке в город, где у работника есть родственники, тот останавливается у них);
   • срок командировки, здесь имеет смысл прописать, что в ситуации, когда точную дату возвращения работника спрогнозировать затруднительно, указывается примерная, а суточные для выдачи аванса рассчитываются на основе неё;
   • полное или частичное возмещение затрат на командировку за счёт принимающей стороны, например, клиента.
3. Сроки командировки. Здесь простора для творчества нет, поскольку этот момент жёстко регламентирован Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749: даты приезда и отъезда определяются по билетам или маршрутным листам.
4. Порядок оплаты труда работников во время командировки, компенсации командировочных расходов, гарантии работникам в связи с командировками. Здесь, как и в случае с предыдущим пунктом, надо ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ и упомянутого правительственного Постановления. В этом же разделе есть смысл прописать, какие расходы считаются командировочными и подлежат возмещению, в каких случаях для их возмещения обязательны первичные бухгалтерские документы (билеты, счета, квитанции и т. п.), а в каких можно обойтись без них. Перечень командировочных расходов определён на законодательном уровне и включает:
   • затраты на проезд;
   • наём жилья;
   • суточные. В этом пункте имеет смысл прописать и их размер. Законодательно он неограничен ни верхним, ни нижним пределом, но надо учитывать, что с их части, превышающей 700 рублей в сутки для поездок по России и 2,5 тысячи рублей при загранкомандировках, взимаются НДФЛ и взносы во внебюджетные фонды.
5. Порядок предоставления отчётности о командировке. Срок предоставления отчётности регламентирован Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и составляет три дня после возвращения из командировки. А вот формы отчётных документов, которые могут быть как типовыми, так и собственной разработкой работодателя, могут быть оговорены в этом разделе. Здесь же прописываются требования к документам, подтверждающим расходы каждого вида (билеты, счета, чеки, бланки строгой отчётности и т. п.). Если для возмещения перерасхода в организации принято требовать письменное заявление работника, в разделе Положения, посвящённом отчётности, есть возможность закрепить это на нормативном уровне. На случай, когда в командировке работник использовал не весь выданный аванс, проговаривается порядок возврата его остатка. Он может быть, например, внесён наличными в кассу или удержан из ближайшей зарплаты. На практике чаще всего предусматриваются оба варианта.
   

   Одним из вариантов отчётного документа по завершении командировки может быть служебная записка

6. Дополнительные разделы по усмотрению работодателя. В них могут быть прописаны, например, обязанности работника во время командировки, дополнительные гарантии, предоставляемые ему работодателем, если применимо, санкции за несвоевременное предоставление отчётности и отсутствие подтверждающих документов и т. п.
7. Заключительные положения. В них может содержаться порядок вступления Положения о командировках в силу (например, с момента утверждения первым лицом компании и издания им соответствующего приказа), отсылки к другим локальным актам и действующему законодательству РФ по тем или иным вопросам и т. п.

К Положению о командировках могут прилагаться также принятые в организации формы различных документов: форму приказа о направлении работника в командировку, авансового отчёта, командировочного удостоверения, журнала учёта командировок, заявлений о возмещении перерасхода или варианте приёма неиспользованного остатка аванса и т. п. Каждая такая форма представляет собой отдельное приложение с уникальным номером: приложение 1, 2, 3 и т. д.

Возможность отправки в командировки физических лиц, которые не являются сотрудниками фирмы, а состоят с ней в гражданско-правовых отношениях, прописывать в Положении о командировках бесполезно. Этот вариант исключён Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в тексте которого чётко сказано, что в командировку может быть направлен только сотрудник, с которым заключён трудовой договор. Если же у компании возникает надобность направить в командировку человека, состоящего с ней в отношениях гражданско-правового характера и возместить ему расходы на такую поездку, проблема решается на уровне гражданско-правового договора или дополнительных соглашений к нему.

Требования к оформлению положения о командировках

Каких-либо специфических требований к графическому оформлению этого локального нормативного акта нет. Достаточно придерживаться общих стандартов делопроизводства. Если в конкретной фирме практикуется особый корпоративный стандарт, к этому документу он применим в той же мере, как и ко всем другим локальным документам.

При графическом оформлении Положения о командировках достаточно придерживаться общих стандартов делопроизводства

Оформление командировок в организации (видео)

Порядок утверждения положения о командировках

Чаще всего при подготовке и утверждении локального Положения о командировках практикуется такой порядок действий:

1. Текст документа готовит кадровая служба, а если её нет, как это часто бывает в малом бизнесе — сотрудник, на которого возложены соответствующие функции.
2. Затем положение согласовывается с бухгалтерией, которая проверяет текст в рамках своей компетенции — на предмет соответствия финансовому и налоговому законодательству.
3. Факультативно текст может быть согласован также с юридической службой компании.
4. После внесения всех необходимых согласований и корректив документ передаётся на утверждение руководителю. Если у того есть замечания, он высказывает их по принадлежности, в случае корректив с его стороны все они согласовываются с подразделениями компании (служба персонала, бухгалтерия, юротдел) в рамках их компетенции.
5. По завершении всех правок и согласований руководитель организации издаёт приказ (скачать образец) об утверждении Положения о командировках.
6. После утверждения Положения о командировках все сотрудники компании ознакомляются с ним под роспись (скачать образец Листа ознакомления с положением о командировках). При приёме на работу новых сотрудников их знакомят с положением о командировках наряду с другими документами, с которыми они должны быть ознакомлены под роспись, в процессе заключения трудового договора.

Жёстких требований к приказу нет, он может быть составлен в произвольной форме. Однако на практике он обычно пишется на фирменном бланке и содержит:

• название, ИНН, ОГРН, юридический адрес компании;
• уникальный номер;
• название — обычно «Об утверждении Положения о командировках»;
• сведения об утверждении Положения;
• дату, с которой Положение вступает в силу;
• упоминание должностных лиц, на которых возлагается ответственность за ознакомление с текстом Положения о командировках действующих и принимаемых в штат работников;
• подпись руководителя фирмы;
• Ф. И. О. и место для подписей сотрудников, которые должны ознакомиться с приказом под роспись. Это необязательно и обычно практикуется, когда назначаются ответственные за ознакомление персонала и новых работников с документом. Эти ответственные и ставят свои подписи под приказом.

Фотогалерея: пример приказа об утверждении положения о командировках

Как внести изменения в положение о командировках

Жизнь не стоит на месте, и рано или поздно возникает потребность внести те или иные коррективы в различные локальные нормативные акты. Не является исключением и положение о командировках.

Изменения в него вносятся в том же порядке, в котором утверждается исходный текст документа:

1. Кадровая служба готовит новую редакцию Положения о командировках.
2. Подготовленный ею текст согласовывается с бухгалтерией.
3. Факультативно текст может быть направлен на согласование и в юродтел.
4. Согласованный всеми службами документ в новой редакции утверждает первое лицо компании и издаёт об этом соответствующий приказ.
5. С приказом об утверждении Положения о командировках в новой редакции, если это предусмотрено, знакомятся под роспись ответственные сотрудники.
6. С новой редакцией документа ознакомляются под роспись все действующие работники и новички по мере приёма их в штат.

За основу приказа об утверждении Положения о командировках в новой редакции со всеми изменениями можно взять приказ об утверждении его исходной версии, но текст дополнить пунктами об утрате силы старой редакции положения — как правило, с даты вступления в силу новой редакции, оговорённой в том же приказе.

Во избежание путаницы целесообразно включить в приказ об утверждении новой редакции Положения и сам этот документ в качестве приложения.

Например, возможен такой вариант:

1. Утвердить новую редакцию Положения о командировках (Приложение 1 к настоящему Приказу) с 01.01.2018.
2. Признать утратившей силу с 01.01.2018 Положение о командировках, утверждённое Приказом №… от…. «Об утверждении Положения о командировках».
3. Назначить ответственным за ознакомление персонала компании с новой редакцией Положения…
4. Назначить ответственным за ознакомление новых сотрудников с Положением о командировках в редакции, утверждённой настоящим Приказом…

После утверждения Положения о командировках компания получает в своё распоряжении документ, снимающий все спорные вопросы, которые могут возникнуть при направлении сотрудников в другую местность по служебной необходимости. А если он будет составлен в соответствии с требованиями законодательства, одновременно фирма будет надёжно застрахована от возможных претензий со стороны контролирующих органов. Во избежание проблем останется только следовать тексту этого документа.