Как составить и утвердить положение о командировках в организации в 2026 году

Необходимость как-то регламентировать направление работников в поездки по работе возникает у организации вслед за самой потребностью в таких поездках. Положение о командировках как локальный нормативный акт становится одним, но не единственным из вариантов решения этой проблемы.

Однако коль уж потребность в нём возникла, стоит позаботиться, чтобы документ был составлен в строгом соответствии с требованиями законодательства.

Положение о командировках: обязательно ли и для чего используется

Нужно сразу сказать, что этот документ обязательным для предприятий и организаций не является.

В случае визита в офис компании проверяющих из инспекции по труду, налоговой инспекции или иных контролирующих организаций, те не вправе требовать от вас показать им это самое Положение и уж тем более не имеют права применять к вам какие-либо санкции в случае его отсутствия.

Даже когда предметом проверки становится правильность оформления командировочных расходов и их проведения по бухгалтерии, отсутствие положения о поездках по работе как локального документа ещё не есть проблема.

Ведь законодательство требует от работодателей только закрепить на уровне локальных нормативных актов порядок отправки сотрудников в них, возмещения им расходов в связи с такими поездками, оплаты их труда в период нахождения в путешествии, размер суточных и т. п.

Но при этом никто не настаивает на том, чтобы все перечисленные моменты были прописаны именно в Положении о командировках.

В обиходе положением о командировках часто называют также Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» с рядом изменений и дополнений, самые свежие из которых по состоянию на 2026 датируются 2015 годом. Однако это ведомственный нормативно-правовой акт. Положение о поездках по работе в конкретной организации, как правило, дублирует ключевые положения упомянутого Постановления, поскольку то содержит ряд требований законодательства к порядку оформления вояжа по делам фирмы и возмещения расходов. Но никак не может быть равнозначным ему.

Работодатель вправе использовать для регламентации вояжей и всего, что с ними связано, и альтернативные варианты:

• отдельные приказы, скажем, об утверждении размера суточных или регламента отправки в поездку работника и отчёта по возвращении из неё,
• положения коллективного договора или трудовых договоров, заключаемых с работниками, где этим моментам может быть посвящён особый раздел или отдельные положения. Например, раздела об обязательствах работодателя перед работником в рамках трудовых отношений.
• Возможны и иные варианты.

Что касается государства, то его применительно к локальным актам о командировках, интересуют только две вещи: чтобы эти самые локальные акты в любой конкретной и удобной работодателю форме вообще в принципе были и своим содержанием не ухудшали положения командированных работников по сравнению с действующим законодательством, в частности, упомянутым Постановлением Правительства РФ и Трудовым кодексом.

Разработке отдельного Положения обычно целесообразно отдать предпочтение в крупной организации с большим количеством работников, поскольку так будет проще.

Впрочем, нередко отдают ему предпочтение и небольшие компании. Им, в свою очередь, зачастую легче один раз подготовить один документ на основании типового образца, чем всякий раз разрабатывать новый, например, приказ по мере возникновения того или иного нюанса.

В первые несколько месяцев существования городской газеты в одном из российских областных центров о командировках журналистов не заходила речь, поскольку редакцию интересовали только темы из жизни города. Однако затем в процессе одной из проводимых газетой акций возникла надобность отправить работника в Москву.

Чтобы возместить ему расходы, руководство редакции на основе типового документа разработало Положение о командировках.

Поскольку времени не было, типовой текст документа был просто скопирован и подвергнут лёгкой правке в отдельных местах, а целые разделы, включая, например, посвящённый поездкам по работе за границу, перекочевали в локальное Положение из образца нетронутыми, вызвав лишь улыбку у всех причастных.

Однако не прошло и года, как редакция получила возможность отправить одного из журналистов на тренинг в Швецию, и вот тогда-то раздел Положения, касающийся загранкомандировок, оказался как нельзя кстати.

Как разработать положение о вояже по работе в организации

Никаких строгих законодательных требований к содержанию этого документа нет. Включить в него работодатель вправе всё, что сочтёт нужным. Однако значительно упростит задачу использование в качестве исходника типового текста Положения (скачать образец). Затем по желанию его можно дополнить и другими разделами, вытекающими из специфики конкретной компании.

При выборе образца имеет смысл отдавать предпочтение наиболее свежим вариантам, разработанным после 2015 года. Дело в том, что в 2026 году при внесении очередных корректив в уже упомянутое Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Из текста в его последней редакции, в частности, были исключены требования обязательно оформлять командировочные удостоверения, служебные задания и отчёты о проделанной работе в рабочей поездке. Например, подтверждением дат отъезда в него и возвращения из него теперь служат исключительно билеты и, например, если сотрудник использовал для поездки служебный или личный транспорт, маршрутные листы, а командировочное удостоверение с отметками об убытии и прибытии, которое прежде было обязательным, стало излишеством. Впрочем, если вы по старинке продолжаете использовать эту необязательную бюрократию, нарушения в этом нет.

Структура положения о командировках в организации

Обычно при составлении Положения о командировках для организации ориентируются на такую типовую структуру:

1. Общие положения. Здесь раскрываются основные понятия и термины, используемые в документе. В этом разделе имеет смысл, руководствуясь положениями действующего законодательства, прописать, что за поездки являются вояжем по делам фирмы, а какие нет, работники которых категорий не могут быть направлены в него (Трудовым кодексом запрещено отправлять беременных женщин и несовершеннолетних сотрудников), а какие — могут только с их согласия и т. п.
2. Порядок оформления служебной командировки. Обычно в этом пункте прописывается порядок документооборота в связи с поездками по делам фирмы и разграничиваются зоны ответственности структурных подразделений компании и/или конкретных должностных лиц — например, за что отвечает бухгалтерия, а за что — служба персонала, и в какой последовательности документы по вояжу должны передаваться между подразделениями. Оговаривается обычно, что основанием для рабочего вояжа служит соответствующий приказ руководителя организации, может быть отсылка и к установленной форме приказа. Прежде поездки должны были фиксироваться в специальном внутреннем журнале. Теперь такого требования в законе нет, но если работодатель продолжает его использовать, стоит отразить в тексте и это обстоятельства. Раздел может содержать отсылку к типовым формам приказов и других локальных документов, однако допускается и использование собственных вариантов. В этом случае отдельно прописываются требования к ним. В частности, такие документы могут содержать:
   • цель поездки;
   • ожидаемый результат;
   • способ поездки (вид транспорта (поезд, самолёт, автобус, водное транспортное средство, факт использования личного или служебного транспорта, если применимо, расчёт затрат на горючее при использовании личного или служебного транспорта);
   • вид используемого жилья: гостиница, съёмная квартира, помещение, предоставляемое на безвозмездной основе работодателем или принимающей стороной, иной вариант (например, при поездке в город, где у работника есть родственники, тот останавливается у них);
   • срок, здесь имеет смысл прописать, что в ситуации, когда точную дату возвращения работника спрогнозировать затруднительно, указывается примерная, а суточные для выдачи аванса рассчитываются на основе неё;
   • полное или частичное возмещение затрат за счёт принимающей стороны, например, клиента.

 

2. Сроки командировки. Здесь простора для творчества нет, поскольку этот момент жёстко регламентирован Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749: даты приезда и отъезда определяются по билетам или маршрутным листам.
3. Порядок оплаты труда работников во время командировки, компенсации расходов, гарантии работникам в связи с рабочей поездкой. Здесь, как и в случае с предыдущим пунктом, надо ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ и упомянутого правительственного Постановления. В этом же разделе есть смысл прописать, какие расходы считаются командировочными и подлежат возмещению, в каких случаях для их возмещения обязательны первичные бухгалтерские документы (билеты, счета, квитанции и т. п.), а в каких можно обойтись без них. Перечень подобных расходов определён на законодательном уровне и включает:
   • затраты на проезд;
   • наём жилья;
   • суточные. В этом пункте имеет смысл прописать и их размер. Законодательно он неограничен ни верхним, ни нижним пределом, но надо учитывать, что с их части, превышающей 700 рублей в сутки для поездок по России и 2,5 тысячи рублей при загранкомандировках, взимаются НДФЛ и взносы во внебюджетные фонды.
4. Порядок предоставления отчётности о командировке. Срок предоставления отчётности регламентирован Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 и составляет три дня после возвращения из поездки. А вот формы отчётных документов, которые могут быть как типовыми, так и собственной разработкой работодателя, могут быть оговорены в этом разделе. Здесь же прописываются требования к документам, подтверждающим расходы каждого вида (билеты, счета, чеки, бланки строгой отчётности и т. п.). Если для возмещения перерасхода в организации принято требовать письменное заявление работника, в разделе Положения, посвящённом отчётности, есть возможность закрепить это на нормативном уровне. На случай, когда в рабочем вояже работник использовал не весь выданный аванс, проговаривается порядок возврата его остатка. Он может быть, например, внесён наличными в кассу или удержан из ближайшей зарплаты. На практике чаще всего предусматриваются оба варианта.
5. Дополнительные разделы по усмотрению работодателя. В них могут быть прописаны, например, обязанности работника во время рабочего путешествия, дополнительные гарантии, предоставляемые ему работодателем, если применимо, санкции за несвоевременное предоставление отчётности и отсутствие подтверждающих документов и т. п.
6. Заключительные положения. В них может содержаться порядок вступления Положения о командировках в силу (например, с момента утверждения первым лицом компании и издания им соответствующего приказа), отсылки к другим локальным актам и действующему законодательству РФ по тем или иным вопросам и т. п.

К Положению о командировках могут прилагаться также принятые в организации формы различных документов: форму приказа о направлении работника в рабочую поездку, авансового отчёта, командировочного удостоверения, журнала учёта командировок, заявлений о возмещении перерасхода или варианте приёма неиспользованного остатка аванса и т. п. Каждая такая форма представляет собой отдельное приложение с уникальным номером: приложение 1, 2, 3 и т. д.

Возможность отправки в рабочие путешествия физических лиц, которые не являются сотрудниками фирмы, а состоят с ней в гражданско-правовых отношениях, прописывать в Положении о командировках бесполезно. Этот вариант исключён Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, в тексте которого чётко сказано, что в вояж по работе может быть направлен только сотрудник, с которым заключён трудовой договор. Если же у компании возникает надобность направить в такое путешествие человека, состоящего с ней в отношениях гражданско-правового характера и возместить ему расходы на такую поездку, проблема решается на уровне гражданско-правового договора или дополнительных соглашений к нему.

Требования к оформлению положения о командировках

Каких-либо специфических требований к графическому оформлению этого локального нормативного акта нет. Достаточно придерживаться общих стандартов делопроизводства. Если в конкретной фирме практикуется особый корпоративный стандарт, к этому документу он применим в той же мере, как и ко всем другим локальным документам.

Оформление командировок в организации (видео)

Порядок утверждения положения о рабочих поездках

Чаще всего при подготовке и утверждении локального Положения практикуется такой порядок действий:

1. Текст документа готовит кадровая служба, а если её нет, как это часто бывает в малом бизнесе — сотрудник, на которого возложены соответствующие функции.
2. Затем положение согласовывается с бухгалтерией, которая проверяет текст в рамках своей компетенции — на предмет соответствия финансовому и налоговому законодательству.
3. Факультативно текст может быть согласован также с юридической службой компании.
4. После внесения всех необходимых согласований и корректив документ передаётся на утверждение руководителю. Если у того есть замечания, он высказывает их по принадлежности, в случае корректив с его стороны все они согласовываются с подразделениями компании (служба персонала, бухгалтерия, юротдел) в рамках их компетенции.
5. По завершении всех правок и согласований руководитель организации издаёт приказ (скачать образец) об утверждении Положения о командировках.
6. После утверждения Положения все сотрудники компании ознакомляются с ним под роспись (скачать образец Листа ознакомления с положением о командировках). При приёме на работу новых сотрудников их знакомят с этим документом наряду с другими документами, с которыми они должны быть ознакомлены под роспись, в процессе заключения трудового договора.

Жёстких требований к приказу нет, он может быть составлен в произвольной форме. Однако на практике он обычно пишется на фирменном бланке и содержит:

• название, ИНН, ОГРН, юридический адрес компании;
• уникальный номер;
• название — обычно «Об утверждении Положения о командировках»;
• сведения об утверждении Положения;
• дату, с которой Положение вступает в силу;
• упоминание должностных лиц, на которых возлагается ответственность за ознакомление с текстом Положения действующих и принимаемых в штат работников;
• подпись руководителя фирмы;
• Ф. И. О. и место для подписей сотрудников, которые должны ознакомиться с приказом под роспись. Это необязательно и обычно практикуется, когда назначаются ответственные за ознакомление персонала и новых работников с документом. Эти ответственные и ставят свои подписи под приказом.

Фотогалерея: пример приказа об утверждении положения о командировках

Как внести изменения в положение о рабочих поезках

Жизнь не стоит на месте, и рано или поздно возникает потребность внести те или иные коррективы в различные локальные нормативные акты. Не является исключением и положение о вояжах по делам компании.

Изменения в него вносятся в том же порядке, в котором утверждается исходный текст документа:

1. Кадровая служба готовит новую редакцию Положения о командировках.
2. Подготовленный ею текст согласовывается с бухгалтерией.
3. Факультативно текст может быть направлен на согласование и в юродтел.
4. Согласованный всеми службами документ в новой редакции утверждает первое лицо компании и издаёт об этом соответствующий приказ.
5. С приказом об утверждении Положения в новой редакции, если это предусмотрено, знакомятся под роспись ответственные сотрудники.
6. С новой редакцией документа ознакомляются под роспись все действующие работники и новички по мере приёма их в штат.

За основу приказа об утверждении Положения о рабочих поездках в новой редакции со всеми изменениями можно взять приказ об утверждении его исходной версии, но текст дополнить пунктами об утрате силы старой редакции положения — как правило, с даты вступления в силу новой редакции, оговорённой в том же приказе.

Во избежание путаницы целесообразно включить в приказ об утверждении новой редакции Положения и сам этот документ в качестве приложения.

Например, возможен такой вариант:

1. Утвердить новую редакцию Положения о командировках (Приложение 1 к настоящему Приказу) с 01.01.2026.
2. Признать утратившей силу с 01.01.2026 Положение о командировках, утверждённое Приказом №… от…. «Об утверждении Положения о командировках».
3. Назначить ответственным за ознакомление персонала компании с новой редакцией Положения…
4. Назначить ответственным за ознакомление новых сотрудников с Положением о командировках в редакции, утверждённой настоящим Приказом…

После утверждения Положения о рабочих вояжах компания получает в своё распоряжении документ, снимающий все спорные вопросы, которые могут возникнуть при направлении сотрудников в другую местность по служебной необходимости.

А если он будет составлен в соответствии с требованиями законодательства, одновременно фирма будет надёжно застрахована от возможных претензий со стороны контролирующих органов. Во избежание проблем останется только следовать тексту этого документа.