Обращение к руководству компании довольно часто сводится к написанию служебной записки. Особенно это актуально при направлении сотрудника в командировку. Что это такое, как её оформить, в каких случаях пишут записку — на эти вопросы постараемся найти ответы в статье..
Содержание
Что такое «служебная записка»
Служебная записка — довольно распространенный инструмент общения начальника и подчиненного, часто используется для сообщения сути проблемы сотрудника. Например, требуется оформить отпуск за свой счет, и тут служебная записка будет первичным документом для оформления внутрифирменного приказа. Служебная записка может содержать предложения по улучшению производственной деятельности компании.
Служебная записка — это способ связи сотрудника отдела со своим начальником, начальников из разных отделов, да мало ли кого ещё. Этот документ помогает передать необходимую информацию лицу, заинтересованному в её получении. Служебная записка может содержать:
- просьбу подчинённого к руководителю отпустить в отпуск за свой счёт (или предоставить очередной оплачиваемый отпуск);
- объяснение действий сотрудника в производственной ситуации, в ней делается акцент на отклонение от общепринятой нормы;
- доклад о (или невыполнении) поручения сотруднику;
- отчёт о командировочной поездке, совершённой на личном транспорте (или транспорте третьих лиц).
Текст документа оформляется в свободной форме. По форме, как правило, состоит из шапки, тела записки, подписи.
В шапке записывается адресат сообщения, здесь прописывается должность и фамилия с инициалами должностного лица, которому собираются передать информацию.
После одного-двух отступов по центру листа пишут фразу «служебная записка» и с новой строчки с учетом абзацного отступа в свободном тексте сообщают причину обращения.
Затем, после изложения сути вопроса, после одного-двух отступов пишут должность обратившегося, ставят подпись и дату.
Структура служебной записки, как правило, простая, она состоит из (1) шапки, (2) тела записки, (3) подписи
Подавая служебную записку на рассмотрение, следует позаботиться о прикладываемых к ней документах, имеющих непосредственное отношение к её содержанию.
Если служебная записка оформляется по результатам командирования на собственном транспорте, то в содержании отмечается, что поездка к месту командирования осуществлялась на собственном транспорте, с указанием маршрута движения туда и обратно. К ней прикладывают:
- путевой или маршрутный лист;
- кассовые чеки;
- квитанции.
Прикладываемые документы должны свидетельствовать, что поездка действительно осуществлялась на собственном транспорте по указанному в записке маршруте. Также эти документы требуются для установления фактического срока командировки. Нужно только повнимательнее отнестись к срокам, длительность командировки по служебной записке и документам должен быть не больше срока по приказу о командировании.
Видео: служебная записка
Служебная записка о командировании
Служебная записка с просьбой отправить в командировку пишется по той же форме, что и другие служебные записки.
К служебной записке о командировании предъявляют ряд требований. Во-первых, адресуется записка о командировании должностному лицу, имеющему право отправлять сотрудников в командировки. Чаще всего, руководителю компании.
Во-вторых, из содержания записки должно быть понятно, кто обращается с просьбой направить в командировку и кого планируется направить в командировку. В тексте должно быть чётко написаны фамилия, имя, отчество и должность отправляемого. Записка может быть написана как самим работником, так и его начальником. Нужно только помнить про перечень лиц, отправлять в командировки которых можно лишь с их согласия.
содержит фамилию отправляемого, место командирования, цель поездки
В теле записки должны быть указаны:
- место командировки;
- предполагаемый срок поездки;
- цель поездки;
- форма отчёта о командировки;
- предполагаемая ценность поездки.
Кто подпишет служебную записку на командирование
Служебную записку с просьбой отправить в командировку может оформить и подписать как отправляемый в командировку сотрудник, так и его непосредственный начальник. Нужно лишь помнить, что далеко не всех работников можно отправлять в командировку без их согласия. Требуется согласие от женщин, воспитывающих детей до трёх лет, родителей-одиночек с детьми до пяти лет, инвалидов, иностранных сотрудников. И если всё же требуется отправить такого сотрудника, то в служебной записке он пишет о своём согласии отправиться на исполнение командировочного задания. Такая бумага станет основой для составления приказа о командировании.
А вот приказ о командировании подпишет должностное лицо (руководитель то есть), обладающее полномочиями командировать своих сотрудников. А работник должен ознакомиться с этим приказом под роспись.
В какие сроки подавать записку на командирование
Опять расстроим читателей своей нечёткостью изложения вопроса о сроках подачи записки, но их попросту не существует. Здравый смысл подсказывает, подавать служебную записку с просьбой направить в командировку следует за срок, достаточный для:
- составления сметы расходов на поездку;
- выпуска приказа о командировании;
- получения денежных средств из кассы;
- покупки билетов.
В каждом случае требуется принять во внимание массу влияющих факторов — от оценки необходимости такого направления сотрудника, до возможности приобрести билет в сжатые сроки. В одном случае одного дня будет достаточно, а в другом потребуется две недели. Таким образом, планируя сроки подачи записки на командирование, следует все хорошо взвесить.
Служебные записки делятся на виды в зависимости от цели их оформления. В любом случае каждая из них содержит информацию, которую работник желает донести до своего руководителя. В случае оформления служебной записки перед командировкой или после, следует обратить внимание на требования к её содержанию и сопровождающим документам.