Оформление отпуска — рутинное действие с множеством нюансов

Работа с персоналом, кадровая работа — сфера однообразных и чётко урегулированных законом документальных действий нанимателя. В

условиях стабильности компании основная её часть приходится не на привычные уху обывателя приёмы, увольнения и переводы, а на текущую работу с сотрудниками (продление трудовых отношений, обучение, исполнение обязанностей, больничные, отгулы).

Самый весомый и отнюдь не простой сегмент рутинной работы — оформление отпуска — действие в несколько этапов с большой вариабельностью ситуаций и соответствующих им нюансов.

Общие сведения о ежегодном отгуле

Всем известно, что ежегодно право на определённое число дней отдыха от работы возникает у каждого трудящегося. Это право закреплено не только в Трудовом кодексе (ТК) РФ, но и в Конституции. Казалось бы, что может быть проще — написал заявление и ушёл отдыхать.

Тем не менее учитывать следует и множество нюансов:

• производственные интересы компании (ведь если все одновременно уйдут на отдых, работать будет некому);
• взаимозаменяемость (работу сотрудника чаще всего приходится выполнять другому сотруднику);
• личные интересы работающих (планы на отпуск у каждого свои);
• «форс-мажорные» обстоятельства (они могут возникнуть и у нанимателя — резкая производственная необходимость, и у работника — болезнь и пр.);
• наличие у сотрудника необходимого стажа работы (ведь не каждый на отдых и «наработал»);
• экономические интересы компании (для того чтобы фирма не «разорилась» на выплате отпускных и материальной помощи к отдыху летом, многие руководители стараются равномерно распределить периоды отдыха работников в течение года).

Именно этим и диктуется необходимость раннего планирования каникул и, соответственно, наличие дополнительных этапов (составление/изменение графика, уведомление сотрудников).

Ежегодный оплачиваемый отпуск подразумевает сохранение за трудящимся его должности, а также среднего заработка за каждый календарный день (за исключением нерабочих праздничных дней, которые из числа дней отдыха вычитаются).

Законодательством предусмотрены и непроплачиваемые отгулы — порядок их предоставления отличается и установлен ст. 128 ТК РФ.

Кадровик при составлении плана каникул на грядущий год, а также в процессе текущей работы по оформлению отдыха сотрудников должен учитывать следующие общие моменты:

1. Отпуск работнику предоставляется за его индивидуальный рабочий годовой период, который в большинстве случаев с календарным годом не совпадает. Этот период начинают исчислять со дня зачисления на работу, переводы и перемещения на период не влияют. Сдвинуть индивидуальный год вперёд может лишь «перебор лимита» (свыше 14 дней) неоплачиваемого отпуска, а также нахождение сотрудницы в декрете по уходу за детьми. Планируя отдых на следующий год, будьте внимательны: если за текущий индивидуальный период дни уже отгуляны (наперёд), до начала следующего взять его не получится!
2. Первый после трудоустройства отпуск по общему принципу (ст. 122 ТК) положен лишь после полугода работы (в этот период входят и социальные периоды, и больничные, и другое время отсутствия на работе по уважительным причинам — оговорок нет). Но из правила есть исключения — по договорённости с нанимателем, а также при наличии определённых условий (уход в декрет, несовершеннолетний работник, усыновление ребёнка и пр.) ограничение снимается.
3. При планировании и предоставлении отпускного периода важно правильно рассчитывать продолжительность отдыха, который состоит из обязательной (ст. 115 ТК) и дополнительных (ст. 116 ТК) частей. Обратите внимание: если в течение индивидуального рабочего года сотрудник был переведён на должность, дающую право на больше/меньшее число дней отдыха, у него поменялся стаж, что даёт право на дополнительный отпуск и т. д., — количество дней отгулов должно быть пересчитано пропорционально!
4. Каникулы могут быть разделены на части (неограниченное количество, условие лишь одно — среди них должна быть хотя бы одна сроком не менее 14 дней). Делить на части можно уже при составлении графика, если же необходимость возникла после его составления — в документ вносятся соответствующие изменения. Важен тот факт, что разделение — это не правило, а исключение, и возможно оно лишь по согласию обеих сторон трудового соглашения.
5. График отпусков обязателен для обеих сторон — ни наниматель, ни трудящийся не вправе без согласования с другой стороной препятствовать его выполнению. Тем не менее механизмы изменения графика законом предусмотрены:
   • отзыв из отпускного периода — возможен по инициативе работодателя и с одобрения сотрудника (однако не ко всем категориям работников данное правило применимо). Оставшиеся не использованными дни можно как «забрать» сразу после отзыва, так и «отложить на потом». Вопрос регулируется ст. 125 ТК РФ;
   • продление/перенос дней отдыха — здесь в роли определяющих выступают уже «форс-мажорные» обстоятельства — те, что не были запланированы при составлении графика отдыха по организации. Со стороны работника — болезнь на период отдыха, необходимость выполнения государственных обязанностей; со стороны администрации (закон подчёркивает — в исключительных случаях) — угроза срыва производственного процесса, в этом случае отпуск может быть перенесён даже на следующий год. К переносу отдыха может привести и недобросовестность нанимателя — несвоевременная выплата отпускных или отсутствие уведомления сотрудника как важный процессуальный момент (это лишь по инициативе обиженного сотрудника — если он желает таким образом «отомстить»);
   • изменение графика по личным причинам — только с согласия сторон, путём подписания ответственным руководителем соответствующего заявления сотрудника.

Предусмотрен законом и механизм «погашения» неиспользованных частей — но только тех, что имеются сверх общеобязательных 28-ми дней за каждый год. Они могут быть заменены денежной компенсацией (ст. 126 ТК), попросту — выплатой денежных средств на отдых без предоставления дней отдыха.

Как оформить отпуск: пошаговая инструкция

Это вовсе не одноэтапный процесс, как могло бы показаться на первый взгляд. В общем (не осложнённом отзывом, переносом, необходимостью пересчёта количества дней и пр.) случае имеет место следующая последовательность действий:

1. Составление графика по организации на будущий год, утверждение его руководителем и профсоюзным комитетом (за две недели до начала календарного года документ должен быть полностью готов).
2. Уведомление сотрудников о предстоящем отдыхе (за две недели до начала личного периода о нём под роспись должен быть оповещён каждый работник).
3. Принятие заявления от сотрудника. На самом деле, при наличии графика заявление — вовсе не обязательный документ (ни ТК РФ, ни другие НПА требования о наличии заявления не выдвигают). Однако ЛНПА некоторых организаций всё же устанавливают необходимость составления такого документа и его форму — видимо, на всякий случай, для подтверждения намерений и согласия всех сторон (ведь заявление, как правило, визируют непосредственные руководители сотрудников — начальники структурных подразделений, которым важно оценить производственную обстановку на текущий момент).
4. Издание приказа о каникулах (заблаговременно — в соответствии со ст. 136 ТК бухгалтерия должна успеть произвести оплату за три дня до его начала).
5. Заполнение сопутствующих кадровых и учётных документов (личная карточка, табель, записка-расчёт).

Оформление документов «задним числом» недопустимо. Это грубо нарушает нормы трудового законодательства — взять хотя бы задержку расчётов, которая отдельно оговорена в ст. 142 ТК. Однако ответственность при обнаружении компетентными органами последует в любом случае (ст. 5.27 КоАП РФ).

График отпусков — основа кадровой работы на будущий год

Как видно, цикл работы кадровика, занимающегося предоставлением каникул на предприятии, представляет собой как минимум годовой период — от начала составления графика до сверки использованных сотрудниками отгулов в конце года, организации предоставления компенсаций и переносов на следующий год.

Если организация довольно большая (более 300 человек), начинать заниматься составлением графика следует уже с начала ноября.

В свою очередь, составление графика состоит из нескольких этапов:

1. Сбор заявок (опросных листов) от структурных подразделений. Форма заявки, да и её обязательность, законодательством не установлена, однако крупные предприятия используют в работе самостоятельно разработанные (часто порядок составления графика регулируется ЛНПА компании или коллективным договором).
2. Анализ поданных заявок. Кадровик должен внимательно проанализировать каждый планируемый к отдыху период — наступит ли у сотрудника новый рабочий год (имеет ли он вообще право на отдых к этому времени), хватает ли дней (возможно, сотрудник не учёл тот факт, что за рабочий интервал времени его перевели и количество дней отдыха изменилось), не сдвинулся ли рабочий год сотрудника (возможно, он уже брал более 14 дней за свой счет).
3. Непосредственно составление графика. Документ составляется по унифицированной форме Т-7, подписывается самим работником кадровой службы, утверждается руководителем учреждения и согласовывается с профсоюзным комитетом организации.

Форма предусматривает указание в графике лишь начальной даты отдыха (ведь всё равно к моменту ухода работника может поменяться количество положенных ему дней). Кроме того, закон не требует проставлять в графике и точную дату начала периода — достаточно лишь месяца (к слову, такой вариант даже удобнее — график становится более гибким, не потребуется оформлять перенос из-за сдвига в пару-тройку дней). Тем не менее нарушением ни указание окончания каникул, ни точные даты не будут.

Нет необходимости вносить в график отпусков новых работников — принятых уже после составления документа. Их отпуск оформляется по согласованию с нанимателем просто путём подачи заявления.

Отдельным вопросом и предметом для бесконечных сомнений у кадровых работников становится ознакомление сотрудников с графиком. Как видно, форма такового не подразумевает, да и закон содержит лишь одно требование — уведомление не позднее двух недель до начала отдыха.

Тем не менее есть и противоборствующий аргумент: ст. 22 ТК РФ обязывает нанимателя знакомить каждого сотрудника с каждым ЛНПА, который затрагивает его интересы (является ли график по организации документом, родственным ЛНПА — ведь и утверждается в соответствии с похожими правилами, только трудовых норм не содержит — вопрос довольно скользкий).

Большинство нанимателей предпочитают перестраховаться — знакомить сотрудников или с опросным листом (заявкой), или с графиком.

К слову, ознакомление может быть проведено разными способами:

• путём составления отдельного листа ознакомления (удобно, если организация довольно крупная);
• путём рассылки графика по электронной почте;
• путём вывешивания графика на общий информационный стенд организации.

Сегодня существует ПО, существенно упрощающее жизнь кадровика. Тот же график отпусков в организации, где сотрудник работает, составляется автоматически — в системе SAP. Безусловно, заявки программа сама не соберёт и не проанализирует, но окажет существенную техническую помощь и, по возможности, укажет на ошибки.

К примеру, если новый рабочий период у сотрудника к моменту каникул ещё не начнётся, а все дни отдыха он использовал, система попросту не даст создать планируемый отгул.

Сведения по каждому человеку вносятся в программу вручную, затем автоматически составляется график, который в электронном виде направляется на подпись и утверждение.

Видео — о составлении графика отпусков

Уведомление работников — формальный, но очень важный момент

Сложно представить работника, который в пылу труда способен забыть о том, когда же для него запланирован отдых.

Тем не менее закон строго, под угрозой неблагоприятных последствий (норма ч.2 ст. 124 ТК — только способ выражения недовольства сотрудником, но ведь за нарушение трудового законодательства нанимателя и оштрафовать могут) обязывает нанимателя уведомить работников о грядущем отдыхе.

Форма уведомления законом не утверждена, поэтому организации вправе использовать самостоятельно разработанные бланки. Следует лишь отметить, что, как и любое уведомление, это должно быть зарегистрировано в соответствующем журнале.

В нашей организации в отпуск ежемесячно уходит около 20 человек.

Поэтому ответственный за эту область работы кадровик уведомляет всех сотрудников следующего месяца до 15-го числа текущего, составив одно на всех уведомление в форме таблицы с графами: Ф. И. О., должность, месяц (из графика), дата ознакомления и подпись.

Таким образом за две недели до ухода будет уведомлен и тот, кто уходит с первых чисел, и тот, кто запланировал начало каникул на конец месяца.

Как пишется заявление на отпуск?

Как отмечалось выше, заявление — довольно спорный документ в случае, если перерыв в работе предусмотрен графиком, и речь в нём идёт о конкретном числе.

Тем не менее заявление очень важно для тех, кто идёт вне графика (принятые на работу в текущем году), а также в случае, если в графике указан лишь месяц (нужно уточнить дату начала освобождения от работы).

Форма заявления свободная, однако требует от работника обязательного указания на некоторые моменты:

• вид (в данном случае — ежегодный оплачиваемый);
• полный или его часть желает использовать сотрудник;
• дата начала периода освобождения от работы (дата окончания — не обязательно, её рассчитает кадровик, «выбросив» праздничные дни);
• количество дней (если использовать планируется часть; в случае с полным отпуском ничего писать не надо — кадровик посчитает самостоятельно).

В целом реквизиты заявления — те же, что и обычно (как правило, в каждой организации — свои особенности).

Порядок обращения заявления в организации:

1. Визирование непосредственным руководством.
2. Резолюция руководителя компании.
3. Исполнение заявления кадровой службой.

В нашей организации оборот заявлений происходит посредством всё той же SAP-системы. Заявление составляется в электронном виде и в первую очередь поступает на проверку кадровику (тот должен заранее проверить его — вдруг что-то не так, и снова придётся запускать «по кругу»).

Затем документ проходит две первые обозначенные выше стадии и возвращается в кадровую службу. Приказ формируется в системе автоматически.

Очевидно, что заявление работником должно быть подано заблаговременно — хотя бы за неделю до ухода. Ведь документу потребуется пройти визирование и подписание, а службе кадров предстоит ещё раз проверить право на отпуск и рассчитать количество дней, составить приказ.

Только на основании приказа бухгалтерия выплатит отпускные, а ведь последнее необходимо сделать в строго установленные законом — за три дня.

Издание приказа

На основании резолюции руководителя на заявлении и графика отпусков кадровая служба готовит приказ — процесс незамысловат, есть специальная форма — Т-6.

В приказе уже обязательно указывается индивидуальный трудовой год, даты начала и окончания каждой части. Документ подписывается уполномоченным на то руководителем компании и передаётся в бухгалтерию для начисления выплат.

Хоть закон прямо и не устанавливает необходимости знакомить работника с распорядительным документом о каникулах сотрудника, формой графа для этого предусмотрена. Представляется, что сделано это для тех случаев, когда приказ об отпуске издаётся ранее, чем за две недели до планируемого ухода. На практике же приказ чаще издают позже, не ознакомление с приказом нарушением закона о труде не будет.

Если имеется необходимость отправить отдыхать сразу двух или более сотрудников, можно использовать форму Т-6а.

Заполнение других документов

Приказом о предоставлении дней отдыха для кадровика дело не заканчивается — предстоит ещё оформить несколько внутренних, но не менее значимых документов (записей):

1. Для удобства учёта использованных отпускных дней (во времена отсутствия специального ПО) служили карточки формы Т-2. На сегодняшний день мало кто ими пользуется, однако обязанность заполнять документ не отменена. О каждом каникулярном периоде в карточку сотрудника вносится запись.
2. Каникулы должны быть обязательно учтены в табеле учёта рабочего времени за соответствующий месяц (часто табеля также автоматически составляются в специализированых программных системах). Формы для табеля на бумажном носителе — Т-12 и Т-13. Обозначение для трудового отдыха — «ОТ» (основной), «ОД» (дополнительный).
3. Записка-расчёт (форма Т-60) — внутренний документ, обеспечивающий коммуникацию между кадровой и бухгалтерской службой по вопросам предоставления и оплаты каникулярного периода. Кадровик заполняет лицевую часть документа (вносит сведения о работнике, его должности, а также о периоде предоставления, виде, количестве дней и т. д.).Бухгалтер, в свою очередь, вносит данные, необходимые для расчёта оплаты отпуска, результаты расчёта. Хранится записка-расчёт вместе с ведомостями заработной платы.

Сотруднику записка-расчёт не выдаётся. Сведения о начислениях он увидит в расчётном листке, который ему обязана выдать бухгалтерия при начислении очередной заработной платы.

Перенос, разделение отпуска на части и его продление

Как отмечалось выше, перенос и разделение отпускного периода на части — это действия с графиком каникул. Если говорить о разделении, то оно может быть произведено непосредственно при составлении графика (в опросный лист и, соответственно, в график вносятся сведения сразу о нескольких частях.

Если же график уже составлен и утверждён перенос с месяца на месяц, разделение или соединение происходит посредством изменения графика:

1. Сотрудник пишет заявление (как вариант, в случае производственной необходимости, если действие происходит по инициативе нанимателя — докладную записку составляет начальник структурного подразделения).
2. Заявление визирует начальник структурного подразделения, резолюцию накладывает руководитель компании (если имеет место докладная записка, с ней нужно ознакомить работника). Таким образом достигается соглашение сторон.
3. В график вносится запись о переносе (если части, то это будет именоваться разделением).

Речь о продлении (а также о переносе) может идти и в случае, если находясь в уже оформленном отпуске, работник по причине болезни (исполнения государственных обязанностей и пр. — ст. 124 ТК) не смог использовать часть или все дни отдыха. В таком случае им в кадровую службу должен быть представлен подтверждающий документ (листок нетрудоспособности, к примеру) и заявление о переносе неиспользованных дней одним из способов:

• присоединением к конечной дате первоначального освобождения от работы;
• отнесением на более поздний срок.

На основании одобренного руководителем заявления издаётся приказ.

В случае если каникулы для сотрудника перенесены на другой месяц, в графике и карточке Т-2 делается пометка о переносе.

Обратите внимание: если табеля учёта рабочего времени за месяц, в котором произошли изменения (отпуск сменился на больничный), уже составлены и исполнены, следует сделать корректировочный табель. Бухгалтерия на основании корректировочного табеля сделает перерасчёт выплат.

Видео — что делать, если сотрудник заболел, находясь на отдыхе?

Отзыв из отпуска

Закон очень кратко регламентирует отзыв сотрудников — в ст. 125 ТК этому вопросу посвящены лишь два коротких абзаца. Тем не менее процедура достаточно сложная. Так, представляется, что отзыв обязательно должен быть обоснован некой производственной причиной.

Но, к сожалению, чёткого представления о роде причин ТК не даёт — инициатору (руководителю структурного подразделения чаще всего) достаточно обосновать необходимость перед руководителем организации и самим работником (ведь необходимо получить согласие последнего).

Процедура же отзыва такова:

1. Составление уведомления для работника с указанием причины отзыва, количества дней отзыва и просьбой выразить согласие/несогласие.
2. Получение ответа от работника (он может оформить его в виде отдельного документа или в виде записи на уведомлении). Важно чтобы в случае согласия работник распорядился остающимися неиспользованными днями отдыха — назвать конкретную дату ухода в отпуск или оставить для присоединения к отпускному периоду будущего года.
3. Составление приказа о выходе на работу. Форма приказа — свободная.

По аналогии с переносом уже предоставленного отгула в случае с отзывом:

• запись об изменениях вносится в график;
• запись вносится в карточку формы Т-2;
• при необходимости делается корректирующий табель;
• бухгалтерия производит перерасчёт.

Вызвать работника нельзя из социального, учебного и других видов ; имеются и льготные категории сотрудников (будущие мамы, несовершеннолетние, рабочие вредных производств) — они не подлежат отзыву при любых обстоятельствах.

Видео — как вызвать сотрудника из отпуска

Работа по предоставлению отпусков — цикл действий, производимый по определённым правилам на протяжении всего календарного года. Важный его этап — планирование каникул сотрудников компании, начинается он ещё задолго до начала года.

Сам процесс предоставления отдыха для работающего коллектива тесно связан с расчётами — важно точно установить рамки индивидуального рабочего года, подсчитать количество дней отдыха.

В процессе исполнения запланированного часто происходят изменения — все они должны быть оформлены в строгом соответствии с процедурой, ведь большинство из них предполагают перерасчёт.