Приём на работу новых сотрудников требует от нанимателя соблюдения трудового законодательства, в т. ч. правильного оформления всей документации. В некоторых случаях руководство организации обязано проинформировать УФМС и налоговую службу о трудоустройстве новых сотрудников или даже последнего работодателя нанимаемого на работу лица. Стоит разобраться, когда именно оформляется уведомление о заключении трудового договора с потенциальным подчинённым, рассмотреть сроки подачи документа и размеры штрафов за нарушение этих сроков.
Содержание
Уведомление о заключении трудового договора: когда оформляется
Согласно нормам законодательства РФ руководство организации обязано проинформировать определённые инстанции о трудоустройстве таких лиц:
- граждан, замещавших должности государственной или муниципальной службы;
- иностранных граждан или лиц без гражданства.
В первом случае уведомление адресуется прежнему работодателю бывшего государственного или муниципального служащего. Это актуально, если ещё не прошло два года со времени разрыва трудовых отношений с госструктурами.
Подобные действия осуществляются с целью борьбы с коррупцией, т. к. состоящие на госслужбе сотрудники владеют информацией, не подлежащей разглашению.
Однако озвученное выше правило применяется не ко всем бывшим служащим. Существует перечень должностей, для которых подобные действия обоснованы.
Это относится к следующим сотрудникам:
- руководству в органах исполнительной власти;
- лицам, занимающим руководящие должности на военной службе.
Помимо этого уведомление оформляется при найме лиц, чья служба имела отношения к следующим видам деятельности:
- организационно-распорядительной;
- административно-хозяйственной;
- деятельности по контролю или надзору;
- распоряжению бюджетными средствами;
- управлению государственным имуществом;
- выдаче лицензий или разрешительной документации;
- распределению материально-технических ресурсов.
Уведомление оформляется при подписании не только трудового договора, но и договора ГПХ. Однако в этом случае действуют некоторые ограничения.
Уведомление о заключении договора ГПХ с бывшим госслужащим оформляется, если за выполнение работ или оказание услуг работнику начисляется более 100 тыс. руб. в месяц.
Помимо этого уведомление составляется при найме иностранных работников.
Среди них могут числиться:
- выходцы ЕАЭС (для них введена упрощённая процедура найма);
- граждане других стран, постоянно или временно проживающие в РФ (при найме с них запрашиваются специальные документы);
- беженцы или лица, попросившие убежище в РФ (требуется документ, подтверждающий наличие статуса беженца);
- приглашённые сотрудники научной и медицинской сферы;
- лица на дипломатической службе;
- журналисты и пр.
В случаях приёма на работу иностранцев уведомление подаётся в такие инстанции:
- в налоговую службу (ФНС);
- в МВД (территориальное управление федеральной миграционной службы — УФМС).
Как составляется уведомление
Для того чтобы со стороны контролирующих органов не было претензий в отношении нанимателя, ответственные лица организации должны правильно оформлять уведомления о приёме на работу бывших госслужащих и иностранцев. Рассмотрим правила составления уведомлений о найме новых подчинённых.
Форма уведомления о заключении трудового договора
Унифицированной формы уведомления о приёме на работу бывшего госслужащего не предусмотрено. Однако существуют определённые требования, предъявляемые к подобным документам.
Правила оформления уведомления, предназначенного для государственных и муниципальных учреждений, где нёс службу гражданин:
- документ составляется на фирменном бланке (если он имеется у работодателя);
- документ подписывается лицом, оформившим трудовой договор с соискателем;
- для заверения подписи используется печать организации или кадровой службы.
В уведомлении фиксируются следующие сведения:
- Ф. И. О. бывшего служащего;
- дата и место его рождения;
- должность государственной или муниципальной службы, занимаемая гражданином непосредственно перед увольнением;
- наименование организации, в которую трудоустроился гражданин;
- дата и номер приказа работодателя, согласно которому гражданин принят на работу;
- дата заключения трудового договора и срок, на который он заключён (если это договор ГПХ, также указываются сроки начала и окончания выполнения работ или оказания услуг);
- должность работника и его обязанности;
- предмет договора с кратким описанием работ (если это договор ГПХ).

В уведомлении о трудоустройстве бывшего госслужащего должна указываться должность, которую он занимал перед увольнением
Рассмотрим формы уведомлений о приёме на работу иностранца.
Для налоговой службы не предусмотрено установленного образца документа. При его оформлении нелишним будет посоветоваться с сотрудниками налоговой службы.
В уведомлении для налоговиков должно содержаться следующее:
- Наименование налогового органа.
- Наименование документа.
- Данные о нанимателе (полное наименование организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя).
- Личные данные об иностранцах, трудоустроенных в организацию (полное имя, дата и место рождения, гражданство, адрес места пребывания).
- Документ, удостоверяющий личность иностранного работника (паспорт или вид на жительство).
- Дата трудоустройства иностранца.
- Срок, на который принят работник (если это срочный договор или договор ГПХ).
- Ф. И. О. руководителя организации (или его заместителя) и подпись.
- Дата оформления уведомления.

В уведомлении о приёме на работу иностранного работника, подаваемом в налоговый орган, указываются подробные сведения о работнике
В уведомлении о трудоустройстве иностранцев, предназначенном для УФМС, указывается следующее:
- Наименование территориального органа МВД, куда подаются сведения.
- Сведения о работодателе (его статус, вид деятельности по ОКВЭД, наименование организации, контактные данные).
- Личные данные об иностранном работнике (его полное имя, гражданство, место и дата рождения).
- Дополнительные сведения о подчинённом:
- документ, удостоверяющий личность;
- номер миграционной карты (если она есть) и дата выдачи;
- адрес постановки на учёт по месту пребывания или регистрации по месту жительства (при наличии) и дата, когда это произошло.
- Данные о патенте или разрешении на работу (если они есть).
- Информация, имеющая непосредственное отношение к работе:
- профессия (специальность, должность и т. д.), по которой мигрант будет работать;
- тип договора, который заключён с иностранцем (трудовой или ГПХ), дата его заключения;
- адрес, где будет работать иностранный гражданин.
- Сведение о лице, подтверждающем достоверность данных, указанных в уведомлении.

В уведомлении о приёме на работу иностранца, оформляемом для УФМС, должны содержаться сведения о документах, в соответствии с которыми выходец из другой страны может пребывать и трудиться в РФ
Кто заполняет документ
Уведомление о заключении трудового договора с сотрудником составляется одним из сотрудников от имени начальника.
Это могут быть следующие лица:
- кадровик;
- секретарь;
- юрист;
- директор.
Какие документы понадобятся для заполнения
При оформлении уведомления о приёме на работу бывшего служащего государственного или муниципального учреждения используются такие документы:
- трудовая книжка работника (она необходима для выяснения предыдущего места работы);
- документ, удостоверяющий личность гражданина;
- распоряжение о приёме на работу гражданина;
- трудовой договор или договор ГПХ.
Если уведомление составляется для информирования соответствующих органов о трудоустройстве иностранца, ответственные работники используют следующие документы:
- паспорт гражданина иностранного государства (если имеется);
- документ, удостоверяющий право пребывать и работать в РФ;
- трудовой договор;
- приказ о принятии на работу выходца из другого государства.
Документы, позволяющие временно жить или трудиться на территории нашей страны:
- виза;
- вид на жительство;
- миграционная карта;
- разрешение на работу;
- патент на работу;
- удостоверение беженца.

Вид на жительство — один из документов, который может быть использован при оформлении уведомления о приёма на работу иностранного работника
Сроки заполнения и подачи уведомления
Срок подачи уведомления будет зависеть от адресата. Если информируется бывший работодатель, уведомление подаётся в течение 10 дней с момента заключения трудового договора.
В случае трудоустройства выходца из иностранного государства работодатель должен подать уведомление в следующие сроки:
- в УФМС в течение 3 дней с момента заключения трудового договора;
- в налоговую службу в течение 10 дней с даты трудоустройства иностранца.
Налоговая служба уведомляется нанимателем по месту его учёта.
Какие способы подачи уведомления существуют
Уведомления от лица работодателя подаются следующим образом:
- при личном посещении инстанции, в которую должен быть представлен документ;
- письмом;
- электронным сообщением через интернет.
Штрафы за несвоевременное уведомление о трудоустройстве
Если наниматель знал, что трудоустраивает бывшего госслужащего, но не проинформировал об этом госструктуры, на него распространяются штрафные санкции.
Размер штрафа будет следующим:
- на руководителя — от 20 тыс. до 50 тыс. руб.;
- на организацию — от 100 тыс. до 500 тыс. руб.
Наниматель привлекается к ответственности в течение 6 лет со дня нарушения законодательства.
Если работодатель не выполнит требование об обязательном уведомлении или проинформирует службы о трудоустройстве иностранцев несвоевременно, это может привести к следующей ответственности:
- на должностных лиц — штраф от 35 тыс. до 50 тыс. руб.;
- на работодателя (организацию или ИП) – штраф от 400 тыс. до 800 тыс. руб. либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.
Законом определены случаи, когда работодатель должен проинформировать определённые органы о приёме на работу нового сотрудника. Так, ФМС и налоговая служба уведомляются о трудоустройстве иностранных работников в течение 3 и 10 дней соответственно с момента заключения трудового договора. Работодатели, нанимающие бывших государственных и муниципальных служащих, должны проинформировать об этом их предыдущих начальников в течение 10 дней. Если наниматель не подаёт уведомление или делает это несвоевременно, его ожидают штрафные санкции.