Порядок уведомления о заключении трудового договора

Приём на работу новых сотрудников требует от нанимателя соблюдения трудового законодательства, в т. ч. правильного оформления всей документации. В некоторых случаях руководство организации обязано проинформировать УФМС и налоговую службу о трудоустройстве новых сотрудников или даже последнего работодателя нанимаемого на работу лица. Стоит разобраться, когда именно оформляется уведомление о заключении трудового договора с потенциальным подчинённым, рассмотреть сроки подачи документа и размеры штрафов за нарушение этих сроков.

Уведомление о заключении трудового договора: когда оформляется

Согласно нормам законодательства РФ руководство организации обязано проинформировать определённые инстанции о трудоустройстве таких лиц:

• граждан, замещавших должности государственной или муниципальной службы;
• иностранных граждан или лиц без гражданства.

В первом случае уведомление адресуется прежнему работодателю бывшего государственного или муниципального служащего. Это актуально, если ещё не прошло два года со времени разрыва трудовых отношений с госструктурами.

Подобные действия осуществляются с целью борьбы с коррупцией, т. к. состоящие на госслужбе сотрудники владеют информацией, не подлежащей разглашению.

Однако озвученное выше правило применяется не ко всем бывшим служащим. Существует перечень должностей, для которых подобные действия обоснованы.

Это относится к следующим сотрудникам:

• руководству в органах исполнительной власти;
• лицам, занимающим руководящие должности на военной службе.

Помимо этого уведомление оформляется при найме лиц, чья служба имела отношения к следующим видам деятельности:

• организационно-распорядительной;
• административно-хозяйственной;
• деятельности по контролю или надзору;
• распоряжению бюджетными средствами;
• управлению государственным имуществом;
• выдаче лицензий или разрешительной документации;
• распределению материально-технических ресурсов.

Уведомление оформляется при подписании не только трудового договора, но и договора ГПХ. Однако в этом случае действуют некоторые ограничения.

Уведомление о заключении договора ГПХ с бывшим госслужащим оформляется, если за выполнение работ или оказание услуг работнику начисляется более 100 тыс. руб. в месяц.

Помимо этого уведомление составляется при найме иностранных работников.

Среди них могут числиться:

• выходцы ЕАЭС (для них введена упрощённая процедура найма);
• граждане других стран, постоянно или временно проживающие в РФ (при найме с них запрашиваются специальные документы);
• беженцы или лица, попросившие убежище в РФ (требуется документ, подтверждающий наличие статуса беженца);
• приглашённые сотрудники научной и медицинской сферы;
• лица на дипломатической службе;
• журналисты и пр.

В случаях приёма на работу иностранцев уведомление подаётся в такие инстанции:

• в налоговую службу (ФНС);
• в МВД (территориальное управление федеральной миграционной службы — УФМС).

Как составляется уведомление

Для того чтобы со стороны контролирующих органов не было претензий в отношении нанимателя, ответственные лица организации должны правильно оформлять уведомления о приёме на работу бывших госслужащих и иностранцев. Рассмотрим правила составления уведомлений о найме новых подчинённых.

Форма уведомления о заключении трудового договора

Унифицированной формы уведомления о приёме на работу бывшего госслужащего не предусмотрено. Однако существуют определённые требования, предъявляемые к подобным документам.

Правила оформления уведомления, предназначенного для государственных и муниципальных учреждений, где нёс службу гражданин:

• документ составляется на фирменном бланке (если он имеется у работодателя);
• документ подписывается лицом, оформившим трудовой договор с соискателем;
• для заверения подписи используется печать организации или кадровой службы.

В уведомлении фиксируются следующие сведения:

• Ф. И. О. бывшего служащего;
• дата и место его рождения;
• должность государственной или муниципальной службы, занимаемая гражданином непосредственно перед увольнением;
• наименование организации, в которую трудоустроился гражданин;
• дата и номер приказа работодателя, согласно которому гражданин принят на работу;
• дата заключения трудового договора и срок, на который он заключён (если это договор ГПХ, также указываются сроки начала и окончания выполнения работ или оказания услуг);
• должность работника и его обязанности;
• предмет договора с кратким описанием работ (если это договор ГПХ).

В уведомлении о трудоустройстве бывшего госслужащего должна указываться должность, которую он занимал перед увольнением

Рассмотрим формы уведомлений о приёме на работу иностранца.

Для налоговой службы не предусмотрено установленного образца документа. При его оформлении нелишним будет посоветоваться с сотрудниками налоговой службы.

В уведомлении для налоговиков должно содержаться следующее:

1. Наименование налогового органа.
2. Наименование документа.
3. Данные о нанимателе (полное наименование организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя).
4. Личные данные об иностранцах, трудоустроенных в организацию (полное имя, дата и место рождения, гражданство, адрес места пребывания).
5. Документ, удостоверяющий личность иностранного работника (паспорт или вид на жительство).
6. Дата трудоустройства иностранца.
7. Срок, на который принят работник (если это срочный договор или договор ГПХ).
8. Ф. И. О. руководителя организации (или его заместителя) и подпись.
9. Дата оформления уведомления.

В уведомлении о приёме на работу иностранного работника, подаваемом в налоговый орган, указываются подробные сведения о работнике

В уведомлении о трудоустройстве иностранцев, предназначенном для УФМС, указывается следующее:

1. Наименование территориального органа МВД, куда подаются сведения.
2. Сведения о работодателе (его статус, вид деятельности по ОКВЭД, наименование организации, контактные данные).
3. Личные данные об иностранном работнике (его полное имя, гражданство, место и дата рождения).
4. Дополнительные сведения о подчинённом:
   • документ, удостоверяющий личность;
   • номер миграционной карты (если она есть) и дата выдачи;
   • адрес постановки на учёт по месту пребывания или регистрации по месту жительства (при наличии) и дата, когда это произошло.
5. Данные о патенте или разрешении на работу (если они есть).
6. Информация, имеющая непосредственное отношение к работе:
   • профессия (специальность, должность и т. д.), по которой мигрант будет работать;
   • тип договора, который заключён с иностранцем (трудовой или ГПХ), дата его заключения;
   • адрес, где будет работать иностранный гражданин.
7. Сведение о лице, подтверждающем достоверность данных, указанных в уведомлении.

В уведомлении о приёме на работу иностранца, оформляемом для УФМС, должны содержаться сведения о документах, в соответствии с которыми выходец из другой страны может пребывать и трудиться в РФ

Кто заполняет документ

Уведомление о заключении трудового договора с сотрудником составляется одним из сотрудников от имени начальника.

Это могут быть следующие лица:

• кадровик;
• секретарь;
• юрист;
• директор.

Какие документы понадобятся для заполнения

При оформлении уведомления о приёме на работу бывшего служащего государственного или муниципального учреждения используются такие документы:

• трудовая книжка работника (она необходима для выяснения предыдущего места работы);
• документ, удостоверяющий личность гражданина;
• распоряжение о приёме на работу гражданина;
• трудовой договор или договор ГПХ.

Если уведомление составляется для информирования соответствующих органов о трудоустройстве иностранца, ответственные работники используют следующие документы:

• паспорт гражданина иностранного государства (если имеется);
• документ, удостоверяющий право пребывать и работать в РФ;
• трудовой договор;
• приказ о принятии на работу выходца из другого государства.

Документы, позволяющие временно жить или трудиться на территории нашей страны:

• виза;
• вид на жительство;
• миграционная карта;
• разрешение на работу;
• патент на работу;
• удостоверение беженца.

Вид на жительство — один из документов, который может быть использован при оформлении уведомления о приёма на работу иностранного работника

Сроки заполнения и подачи уведомления

Срок подачи уведомления будет зависеть от адресата. Если информируется бывший работодатель, уведомление подаётся в течение 10 дней с момента заключения трудового договора.

В случае трудоустройства выходца из иностранного государства работодатель должен подать уведомление в следующие сроки:

• в УФМС в течение 3 дней с момента заключения трудового договора;
• в налоговую службу в течение 10 дней с даты трудоустройства иностранца.

Налоговая служба уведомляется нанимателем по месту его учёта.

Какие способы подачи уведомления существуют

Уведомления от лица работодателя подаются следующим образом:

• при личном посещении инстанции, в которую должен быть представлен документ;
• письмом;
• электронным сообщением через интернет.

Штрафы за несвоевременное уведомление о трудоустройстве

Если наниматель знал, что трудоустраивает бывшего госслужащего, но не проинформировал об этом госструктуры, на него распространяются штрафные санкции.

Размер штрафа будет следующим:

• на руководителя — от 20 тыс. до 50 тыс. руб.;
• на организацию — от 100 тыс. до 500 тыс. руб.

Наниматель привлекается к ответственности в течение 6 лет со дня нарушения законодательства.

Если работодатель не выполнит требование об обязательном уведомлении или проинформирует службы о трудоустройстве иностранцев несвоевременно, это может привести к следующей ответственности:

• на должностных лиц — штраф от 35 тыс. до 50 тыс. руб.;
• на работодателя (организацию или ИП) – штраф от 400 тыс. до 800 тыс. руб. либо административное приостановление деятельности на срок от 14 до 90 суток.

Законом определены случаи, когда работодатель должен проинформировать определённые органы о приёме на работу нового сотрудника. Так, ФМС и налоговая служба уведомляются о трудоустройстве иностранных работников в течение 3 и 10 дней соответственно с момента заключения трудового договора. Работодатели, нанимающие бывших государственных и муниципальных служащих, должны проинформировать об этом их предыдущих начальников в течение 10 дней. Если наниматель не подаёт уведомление или делает это несвоевременно, его ожидают штрафные санкции.