Как составить заявление о приёме на работу

Бюрократическая составляющая зачисления в штат нового сотрудника начинается в основном с того, что он пишет заявление о приёме на работу. На первый взгляд, сам документ и процедура его написания кажутся простыми и понятными.

Но на поверку вызывают немало вопросов. Поэтому есть смысл детально в этой теме разобраться.

Зная подводные камни, вы будете надёжно застрахованы от ненужных проблем, которые возникают из-за погрешностей в кадровой бюрократии и чреваты разбирательствами и штрафами.

Обязательно ли заявление о приёме на работу

В 2026 году писать служебное ходатайство обязательно только в одном случае — если кандидат трудоустраивается чиновником в государственную или муниципальную структуру. Тогда это положено по закону.

Таких законов два:

• №79-ФЗ от 27.07.2004 «О государственной гражданской службе РФ»;
• №25-ФЗ от 02.03.2007 «О муниципальной службе в РФ».

При любом ином раскладе вполне можно обойтись и без прошения. Закон требует только заключение трудового договора.

Но на практике в большинстве негосударственных компаний предпочитают требовать от трудоустраивающихся составлять заявление. И делать это работодатель имеет право, поскольку свой внутренний документооборот он определяет сам.

Документы, которые работодатели вправе требовать от кандидата, перечислены ст. 65 Трудового кодекса (ТК) РФ. Это исчерпывающий перечень, и заявления в нём нет. Но, кроме названной статьи ТК, есть внутрикорпоративная бюрократия. Её регулирует не ТК РФ, а локальные акты компании.

Поэтому когда работодатель настаивает на документе, артачиться бесполезно. Да и нельзя исключать, что при споре содержание именно этого документа способно стать аргументом и в вашу пользу.

Например, вы указали в нём, что устраиваетесь на дистанционную службу, а работодатель начал ставить вам прогулы за неявку в офис.

Как правильно написать ходатайство о приёме на службу

Когда его пишет будущий чиновник, он подтверждает, что ознакомлен с ограничениями, которые налагаются на него прохождением государственной или муниципальной службы, служебным распорядком и условиями прохождения службы.

При трудоустройстве в коммерческую компанию или к ИП всё это необязательно (но аналоги, применимые в свете специфики конкретного работодателя, могут использоваться). Достаточно подписи служащего под конкретными документами, подтверждающей факт ознакомления с ними.

Такими могут быть различные регламенты, должностные инструкции, где они есть, распорядок, положения о коммерческой тайне, конфиденциальных сведениях, командировках и т. п.

Единой рекомендованной формы документа для негосударственных компаний и ИП нет. Но они вольны разработать вариант заявления с учётом собственных потребностей.

Автора этих строк работодатели просили написать ходатайство всякий раз при очередном трудоустройстве. Особой проблемы я в этом никогда не видел. Раз просят — почему бы не написать? С меня не убыло.

Какие данные и реквизиты должны быть в ходатайстве

Единых требований по части реквизитов нет. Но практика показывает, что логично включать такой набор сведений:

1. Полное наименование работодателя — компании или ИП.
2. Ф. И. О. и должность руководителя компании, на имя которого пишется документ. Если соискатель трудоустраивается к ИП, вместо должности указывается «индивидуальному предпринимателю».
3. Ф. И. О. соискателя;
4. Просьбу о приёме на службу.
5. Должность, на которую трудоустраивается соискатель, и, если применимо, структурное подразделение.
6. Дату начала трудовых отношений.
7. Особые условия труда, если применимо. Например, это сведения о разъездном характере работы, частичной занятости и т. п.

Закон не запрещает включать в ходатайство и дополнительную информацию. Например, данные паспорта, адрес регистрации, фактический адрес, когда применимо, номер пенсионного страхового свидетельства и т. п. Но особого смысла в этом нет.

Как правильно указать дату в служебном прошении о приёме

Жёсткие ограничения по формату даты отсутствуют. Допускаются как вариант «дд.мм.гггг», например, «20.05.2018», так и с написанием месяца словом — «20 мая 2018». Если числовое значение даты или месяца меньше 10, практикуется ставить вначале ноль — «01» и т. п. После этого дописать перед числом или месяцем единицу, двойку или тройку становится невозможным.

Должны ли совпадать даты, когда заявление написано, и фактического начала службы? Законодательных ограничений в этом плане нет. Если соискатель приступит к работе прямо в день написания, это не криминал. Если позже — тоже нет проблем.

А вот когда документ написан уже после того, как соискатель приступил к труду, это может вызвать ненужные проблемы с проверяющими, если те пожалуют в офис. Поэтому такой коллизии желательно избегать.

А вот дата начала трудовых отношений в трудовом договоре, приказе о приёме на работу и заявлении должна быть одна и та же.

Какие документы следует приложить к прошению

Перечень обязательных документов, которые прилагаются к ходатайству, актуален только для соискателей должностей на государственной и муниципальной службе и включает:

• анкету, которую соискатель заполняет лично от руки;
• внутренний паспорт + копию;
• военный билет + копию (только для военнообязанных);
• трудовую книжку;
• свидетельства о браке, разводе, рождении детей и другие документы, предусмотренные действующим законодательством.

При устройстве на службу, не связанную с госслужбой, это требование неактуально. Исчерпывающий перечень документов, которые работодатель вправе требовать от соискателя при трудоустройстве, приведён в ст. 65 ТК РФ и включает:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, кроме случаев трудоустройства впервые или по совместительству;
• СНИЛС;
• справку об отсутствии судимости, если она предусмотрена законом для конкретной должности;
• справку об отсутствии проблем с наркотиками, если она предусмотрена законом для конкретной должности;
• дополнительные документы в предусмотренных законом случаях.

Все эти документы соискатель обязан предъявить при заключении трудового договора. Работодатель, конечно, может прилагать их копии и к заявлению о приёме. Но практического смысла это не имеет.

Образцы заявлений о приёме на работу

В зависимости от конкретной ситуации в документе имеет смысл отразить отдельные нюансы. Обычно они касаются особых условий труда соискателя.

Приём на работу с испытательным сроком

Факт приёма на службу с испытательным сроком отражать в прошении необязательно. Но желательно сделать это во избежание спорных вопросов. В таком случае в документе отражается сам факт испытательного срока и его продолжительность.

Трудоустройство иностранца

В случае приёма иностранного гражданина работодатель действует в такой последовательности:

1. Заключает с иностранцем трудовой договор.
2. Издаёт приказ о его приёме.
3. Делает запись в трудовую книжку иностранца.
4. Уведомляет о приёме на службу иностранца территориальное подразделение ГУВМ МВД и налоговую инспекцию.

Если в компании принято подавать служебное ходатайство о приёме на службу, его желательно написать и иностранцу. При этом в документе можно отразить факт принадлежности соискателя к иностранному гражданству и реквизиты его разрешения на работу, патента, разрешения на временное проживание, вида на жительство или иного документа, дающего право на легальное трудоустройство в России. Но можно этого и не делать.

Когда у иностранного соискателя есть рабочее разрешение, патент или разрешение на временное проживание в РФ, трудовой договор с ним оптимально заключать срочный — на период действия разрешительного документа. Этот факт имеет смысл отразить и в теле ходатайства.

Оформление на работу к ИП

Когда в роли работодателя выступает ИП, он же является и руководителем, и заявление пишется на его имя.

Когда ИП устраивается по найму, в трудовых отношениях он выступает как физическое лицо и во всех  документах, связанных с трудоустройством, свой статус предпринимателя не отражает. В этом случае он устраивается в качестве наёмного сотрудника, и к предпринимательской деятельности это не относится.

Если же он вступает в отношения с компанией или другим ИП именно в качестве предпринимателя, о трудоустройстве речи не идёт. С ним заключается договор подряда или, например, возмездного оказания услуг именно как с ИП. Эти отношения регулируются гражданским, а не трудовым правом.

Трудоустройство в порядке перевода

Когда соискатель устраивается на работу в порядке перевода из другой организации и внутренний регламент принимающей компании предусматривает написание заявления о приёме, факт трудоустройства в порядке перевода отражается в документе.

Приём на неполную ставку

Работа на неполную ставку подразумевает неполный же рабочий день. Поэтому соискателю есть смысл отразить в заявлении свои пожелания к графику, предварительно обсудив их с будущим руководством.

Трудоустройство несовершеннолетнего

Особенности написания заявления о приёме на работу несовершеннолетнего вытекают из его возраста и законодательных ограничений в отношении условий труда этой категории работников.

В частности, если несовершеннолетний учится, работать он может только в свободное от занятий в школе или учреждении начального профессионального образования время.

Если несовершеннолетнему нет 14 лет, заключает трудовой договор и пишет служебное ходатайство о приеме, когда оно предусмотрено, один из родителей или законный представитель, документально подтвердивший свои полномочия.

По достижении 14 лет подпись под договором и заявлением вправе ставить сам соискатель, но он должен предъявить письменное согласие родителей на его трудоустройство и подтверждение родства или полномочий законного представителя.

Временная или сезонная работа

Если трудоустройство носит временный или сезонный характер, это имеет смысл отразить в ходатайстве. Не будет лишним прописать в нём и обстоятельства, ставшие причиной заключения срочного трудового договора. Например, если служащий нанимается на время отсутствия постоянного сотрудника.

Работа по совместительству

Когда соискатель трудоустраивается на условиях совместительства, это обстоятельство стоит отразить и в заявлении, если в компании принят этот шаг процедуры. Отдельные нюансы зависят от того, внутренним является совместительство или внешним.

Внутреннее совместительство — это когда в роли совместителя выступает сотрудник, основным местом труда которого является та же компания. Внешнее — когда основная служба совместителя в другой организации. Совмещение — выполнение дополнительных обязанностей в своё рабочее время.

Внутренние совместители пишут заявления по общему образцу, указывая только то, что работа будет именно по совместительству, а не основной. При совмещении обязанностей вместо ходатайства достаточно письменно запросить разрешения работодателя на исполнение дополнительных трудовых функций.

А вот когда устраивается внешний совместитель, без заявления, если в компании используется этот документ, не обойтись.

Удалённая работа

Когда предполагается, что кандидат будет исполнять трудовую функцию дистанционно, это не будет лишним отразить в документе.

Трудоустройство генерального директора

Особенность трудоустройства первого лица компании, если на эту должность привлекается наёмный сотрудник, состоит в том, что его нанимает на службу единственный учредитель или, когда участников общества больше одного, — общее собрание учредителей.

Соответственно, и ходатайство должно быть адресовано единственному учредителю, общему собранию или лицу, которому согласно уставу компании делегированы полномочия представлять общее собрание и от его имени принимать решения, в частности, по кадровым вопросам.

Кто должен подписывать заявление о приёме на работу

Подписывает документ тот, на имя кого оно составляется. Как правило, это руководитель организации.

В отдельных компаниях может быть предусмотрена многоступенчатая процедура, когда подпись на нем ставит сначала будущий непосредственный начальник соискателя, затем — представитель администрации, курирующий структурное подразделение, где кандидату предстоит работать, и только после них — первое лицо фирмы. Это зависит от порядка, принятого в конкретной компании.

Когда ходатайство соискателя подписал руководитель организации, кадровая служба уже не вправе отказать такому кандидату ни под каким предлогом.

Законодательных требований к резолюции на заявлении нет. Но из практических соображений предпочтительно, когда её текст представляет собой чёткое и недвусмысленное руководство к действию.

Например: «Принять с такого-то числа на таких-то условиях». Не будет лишним и указать в резолюции имя исполнителя, которому она адресована.

Скажем, начальника отдела кадров. Сроки исполнения резолюций в законе также не прописаны. Но могут регулироваться внутренней документацией конкретной компании.

Порядок и сроки хранения ходатайства о приёме на службу

Если соискатель, написавший его, был принят, документ вместе с другими бумагами, которые он подал при трудоустройстве, хранится в его личном деле 75 лет. Прошения от кандидатов, которым в работе отказали, хранятся пять лет в отдельной папке.

Закон не содержит однозначного требования хранить кадровую документацию в несгораемом шкафу или сейфе, но этот вариант оптимален с позиции обеспечения сохранности и предотвращения хищения и несанкционированного допуска к персональным данным

Как отозвать заявление о приёме на службу?

Нередко случаются ситуации, когда соискатель уже написал заявление о приёме на работу, а потом получил предложение, которое счёл более интересным. Или внимательно изучил условия труда, и что-то в них его не устроило. Если он ещё не приступил к трудовым обязанностям, заявление можно отозвать.

Для этого надо написать новое заявление — об отзыве ранее поданного.

Хотя ходатайство о приёме на службу не входит в число обязательных документов при трудоустройстве, большинство работодателей всё же требует от соискателей составлять эти документы. Одни при этом исходят из практических соображений, желания подстраховаться на случай споров.

Другие действуют по старинке или потому что «все так делают». Но в любом случае ни в написании заявления, ни в его рассмотрении ничего сверхсложного нет. А нюансов, которые при этом надо учитывать, не так уж много.