Печать для ИП: зачем нужна, где и как изготовить, сколько стоит

Перед индивидуальными предпринимателями, только начинающими осуществление своей деятельности, встаёт множество вопросов. В частности, ИП задумывается о целесообразности изготовления собственной печати, взвешивая все «за» и «против» и оценивая достоинства и недостатки её наличия.

Если не знать о предъявляемых законом требованиях и обязательствах, возникающих при появлении у бизнесмена штампа, принять решение становится сложно.

Может ли ИП работать без печати

Если индивидуальный предприниматель решает обзавестись оттиском только с целью соблюдения закона, тогда её приобретение не требуется — законодательство не накладывает на ИП обязательства по изготовлению штампа. Наличие её — это не обязанность, а право, и владельцы бизнеса могут самостоятельно решать, так ли необходима им печать.

Если бизнесмен полагает, что штамп не пригодится ему в работе, он может заверять документы путём проставления в них подписи. Однако ИП должен знать, что контрагенты имеют право запрашивать письмо об отсутствии печати как таковой. Владелец бизнеса не может отказать в предоставлении документа, ведь, если бы он скрывал наличие оттиска и заверял бумаги подписью, они признавались бы недействительными. Поэтому письмо становится дополнительной гарантией того, что ИП не планирует мошеннические действия.

Унифицированной формы такого письма не существует, но реквизиты ИП в нём присутствовать должны:

• фамилия, имя, отчество ИП;
• ИНН;
• ОГРНИП;
• личная подпись.

Если ИП затрудняется сказать, целесообразно ли ему покупать печать, можно начать работать без неё, а позже заказать изготовление. Когда возникнет необходимость — на получение оттиска потребуется от нескольких часов до двух — трёх дней.

Когда ИП обязан изготовить печать

Хотя прямого указания в законодательстве на необходимость для ИП изготавливать печать не имеется, всё же в некоторых случаях её наличие является обязательным:

1. Предприниматель собирается выполнять госзаказы — без печати заявку на торги не примут.
2. ИП, осуществляющий деятельность без кассового аппарата (на специальном налоговом режиме ЕНВД) и принимающий деньги от населения, должен заверять бланки строгой отчётности, накладные и товарные чеки оттиском.
3. Оформление приходных кассовых ордеров, путевых листов и некоторых других документов сопровождается скреплением их печатью.
4. ИП с работниками обойтись без оттиска не может в силу того, что любые записи в трудовых книжках без штампа не имеют законной силы.

Бывает, что долгожданная сделка с крупным потенциальным партнёром не может быть заключена, потому что вторая сторона требует дополнительной гарантии в исполнении положений договора в виде проставления в документе печати рядом с подписью ИП. По закону достаточно подписей, но бизнесмены вправе устанавливать свои требования.

Наличие штампа имеет свои достоинства и недостатки, оценивать которые следует с точки зрения особенностей каждого конкретного бизнеса.

Таблица: преимущества и недостатки наличия печати у ИП

Преимущества	Недостатки
Наличие оттиска на документах защищает их от подделки злоумышленниками.	Возникает обязательство постоянно носить штамп при себе, поскольку документы не будут действительны без проставления оттиска.
ИП с личным штампом выглядит солиднее в глазах партнёров.	Печать может быть украдена (потеряна).
Можно использовать чековые книжки.	Появляются затраты на изготовление,  обслуживание (заправка мастикой, смена штемпельной подушки и прочее).
Расширяется круг потенциальных контрагентов, в число которых могут войти и государственные учреждения.
Появляется возможность найма работников.

 

При осуществлении выбранной предпринимателем хозяйственной деятельности печать может пригодиться в различных ситуациях:

• при заверении первичных документов: договоров, товарных и транспортных накладных, путевых листов;
• для открытия расчётного счёта в банковском учреждении;
• при заверении записей в личных трудовых книжках сотрудников;
• для оформления расчётных квитанций, подтверждающих факт оплаты товаров, в тех случаях, когда они используются вместо чеков контрольно-кассовой машины;
• при заверении БСО (для ИП на ЕНВД).

Изготовление печати для ИП

В качестве материала для изготовления штампов применяется резина без запаха или пластик, а рисунок и надписи наносятся с помощью гравировки. Зачастую в комплекте с ним заказчик получает чехол для её хранения.

На сегодняшний день имеется огромное число фирм-изготовителей печатей, готовых предложить дополнительно всяческие штампы, особые штампы для накладных и другие продукты. Рынок подобных услуг является довольно развитым, при этом многие компании не только изготавливают оттиск, но и разрабатывают макет, учитывая пожелания заказчика и согласовывая конечный результат.

Перед тем как приступить к работе, производитель оттисков консультирует клиента относительно возможностей добавления на оттиск печати логотипа, фирменного знака или иной графической информации, а также использования защитных элементов, к примеру, специальной сетки.

Где можно изготовить оттиск?

Поручить изготовление печати предприниматель может специализирующейся на данном виде услуг компании. Конкуренция в данной сфере огромная, поэтому стоит тщательно изучить предложения и предлагаемые бонусы.

Законы не ограничивают ИП в выборе производителя, а значит, можно воспользоваться услугами любого понравившегося сервиса. Перед оплатой услуг стоит поинтересоваться, получила ли компания сертификат по системе «ПечатьСерт» или «ПолиграфСерт», так можно гарантировать себе качество изделия, правильное его хранение и учёт производителем.

Передача печати заказчику осуществляется на основании акта передачи. Сведения об изготовленном изделии отражаются в книге учёта изделий фирмы.

Какие потребуются документы

По поводу комплектности документов для предъявления изготовителю печатей правительство также не даёт никаких указаний, а значит, о требуемых бумагах стоит спросить у самого производителя. Обычно ИП должен представить следующие документы:

• заявление на изготовление с приложенными к нему эскизами штампа (указывается требуемое количество изделий, заверяется подписью);
• паспорт предпринимателя или его официального представителя;
• доверенность на представление интересов ИП (если в компанию обратился представитель);
• свидетельство о постановке на налоговый учёт и присвоении ИНН (оригинал и копию);
• свидетельство о внесении сведений об ИП в ЕГРИП (оригинал с копией).

Чтобы забрать готовое изделие, необходимо иметь при себе паспорт и доверенность, если за выполненным заказом явился представитель ИП.

Как избежать подделки

Ранее производством печатей занималось несколько специализированных контор, и предприниматели могли быть уверены в их благонадёжности. Сегодня же фирм-изготовителей штампов великое множество, а потому к выбору исполнителя следует подойти ответственно. Если компания не требует предъявления регистрационных документов предпринимателя, её услугами могут воспользоваться злоумышленники, заказав копию печати какого-либо ИП.

Чтобы гарантировать безопасность использования и отсутствие возможности подделки, можно немного переплатить за дополнительные меры защиты:

• двухмерный штрих-код;
• гравировку изображений;
• многоцветность;
• химические и ультрафиолетовые метки;
• гильоширные сетки (могут быть толщиной до 0,1 мм).

Сколько стоит изготовление

Цены на услуги по изготовлению складываются под влиянием многих факторов:

• сложности эскиза и необходимости разработки макета (от 300 рублей);
• вида клише;
• выбора ультрафиолетовых чернил, многоцветной печати;
• размера, формы;
• известности компании-изготовителя и уровня профессионализма специалистов;
• оснастки (бывает пластиковой, деревянной, металлической);
• вида (ручная будет стоить 80–200 рублей, автоматическая — 300–400 рублей);
• величины заказа (за крупный заказ могут предоставить скидку);
• обрисовки логотипа (150–350 рублей) и необходимости его разработки (около 3000 рублей);
• защиты от подделки различной надёжности;
• срочности изготовления (если штамп нужен немедленно, фирма потребует доплаты):
  • готовность за 1,5 часа будет стоить дополнительно 400–500 рублей;
  • за 3 часа — 350–400 рублей;
  • за 6 часов — 300–350 рублей;
  • за 24 часа — 270–330 рублей;
  • за 72 часа — 200–250 рублей.

В среднем расценки на рынке изготовления печатей предсказуемы.

Таблица: средняя стоимость печатей

Вид	Стоимость (руб.)
Стандартная	250–500
С эмблемой или логотипом	300–550
По индивидуальному эскизу	500–580
С защитой	750–1000
По оттиску	800–900

Минимальная цена за штамп в среднем составляет 300 рублей, о максимальной её стоимости говорить сложно.

Стандартная величина печати составляет 38–40 мм. Клише также различны по размерам и могут быть:

• круглой формы;
• прямоугольной;
• треугольной.

Какие предъявляются требования к печати

Закон не устанавливает обязательных требований к содержанию, форме, изображениям на печати предпринимателя, но в мире российского бизнеса имеются общепринятые порядки и деловые нормы, которых следует придерживаться.

Таблица: требования к печати для ИП

Параметр	Требование
Форма	Круг, прямоугольник, квадрат
Вид	Ручная, автоматическая
Размер	Диаметр круглой печати — от 38 до 42 мм (обычно 38); длина стороны треугольной — от 38 до 42 мм; длина стороны прямоугольной — 70–100 мм и ширина — 35–50 мм. Нотариусы и государственные организации используют гербовую печать размером 45 мм.
Символика	На выбор ИП (не разрешается использовать герб и символику муниципальных образований, а также копировать чужие логотипы).
Сведения	Фамилия, имя, отчество ИП как в регистрационных документах, ОПФ (организационно-правовая форма) полностью или сокращённо, ИНН, ОГРНИП, город регистрации.

Производители могут предложить изготовить самонаборный вариант. Она представляет собой набор символов, пинцета и текстовых пластин, при помощи которых ИП может менять текст на своё усмотрение.

Профессиональные фирмы-изготовители знают о требованиях к печатям для ИП, а потому зачастую в компаниях имеются каталоги с изображением готовых изделий, что упрощает задачу выбора.

Изготовление печати для ИП онлайн

Многие предприятия готовы предложить изготовление через интернет. От предпринимателя требуется:

1. Выбрать готовый шаблон или загрузить собственный эскиз.
2. Внести в электронное заявление на изготовление запрашиваемую информацию.
3. Отправить сканированные документы в электронном формате.
4. Оформить заказ и внести предоплату или полную сумму стоимости.
5. Указать удобное место и способ для получения готового изделия.

Такой метод заказа законом не запрещён, более того, для занятых людей он является наиболее удобным, однако возрастает вероятность наткнуться на мошенников.

Регистрация: обязательно или нет, зачем это нужно

В России оповещать государственные ведомства об изготовлении собственной печати предприниматель не обязан, в отличие, например, от ИП в Беларуси и Казахстане. Но существует возможность регистрации и иногда это выгодно самому владельцу бизнеса.

Прохождение регистрационной процедуры не займёт много времени, но польза от этого может быть существенная, особенно для тех ИП, кто подчиняется действующему законодательству и ведёт честный бизнес.

Если мошенник издаст поддельный документ от имени ИП и использует его в своих целях, владелец бизнеса будет вынужден доказывать свою непричастность, а зарегистрированный штамп станет гарантом в подобном споре.

Правительство не имеет информации о количестве незарегистрированных печатей у предпринимателя и о том, как что они из себя представляют. В связи с этим суд вправе признать любой оттиск со сведениями об ИП действительной.

Если же печать прошла регистрацию, судом будет назначена экспертиза, и специалист с уверенностью скажет, поддельный на документе оттиск печати, или настоящий. Поэтому, если имеется вероятность, что кому-то будет выгодно подделать штамп ИП, бизнесмену стоит задуматься о регистрации оттиска.

Где можно зарегистрировать печать

Регистрация может быть произведена в:

• реестре производителя (некоторые фирмы предлагают зарегистрировать печать сразу после её приобретения заказчиком);
• Торгово-промышленной палате;
• ОВД.

В отделениях налоговой службы штамп не регистрируют, но и там по просьбе ИП могут зафиксировать соответствующие сведения. В отдельных регионах, например, в Москве, действуют специальные регистрационные палаты, предлагающие внести в базу данных информацию об оттисках предпринимателей.

Процедура регистрации

Регистрация оттиска ИП происходит по следующей схеме:

1. Информация о нем заносится в регистрационный журнал:
   • дата изготовления (и/или дата уничтожения);
   • данные, содержащиеся на оттиске;
   • образец оттиска.
2. Правильность внесения сведений о печати подтверждается владельцем бизнеса — ставится его подпись.
3. Ведомство, занимающееся регистрацией, совершает необходимые действия:
   • заводит на ИП отдельное реестровое дело для обновления информации в будущем;
   • печати присваивается уникальный порядковый номер.

Необходимые документы для регистрации

Для регистрации понадобится собрать комплект бумаг:

• заявление на добровольную регистрацию;
• паспорт заявителя;
• оттиск;
• свидетельство о постановке на учёт в ФНС;
• свидетельство о внесении данных об ИП в ЕГРИП.

Кража и потеря печати

Если печать потеряется или будет украдена, возникает вероятность того, что ей воспользуются злоумышленники, а потому необходимо предпринимать определённые действия в целях защиты интересов бизнеса:

1. Составить заявление в полиции.
2. Получить справку из ОВД о потере или краже (понадобится для изготовления дубликата).
3. Сообщить о происшествии в организацию, которая регистрировала печать, чтобы её исключили из реестра.
4. Опубликовать сведения в СМИ (на усмотрение ИП — возможно, так можно будет уберечь контрагентов от мошенничества).

 

Можно ли при желании уничтожить штамп

Предприниматель может уничтожить штамп в любое время, если она ему не пригодилась. Об этом событии составляется акт, на котором ставится подпись владельца бизнеса.

О том, что печать уничтожена, следует оповестить банковское учреждение, в котором бизнесмен осуществлял операции с расчётным счётом.

Что делать с оттиском при закрытии ИП

Если случилось так, что предприниматель вынужден завершить свою деятельность, его придётся ликвидировать вместе с фирмой. В отделении ФНС предъявляется печать и копия паспорта ИП. Заявление составляется сразу в отделении. Сотрудник налоговой службы должен выдать акт об уничтожении.

В случае, если владелец бизнеса не регистрировал печать, сообщать о её существовании не требуется.

Вопрос о необходимости приобретения печати для ИП заключается не в том, будет ли деятельность без неё законной, а в том, не лучше ли воспользоваться своим правом на её изготовление, чтобы не потерять крупные заказы или расположение выгодных партнёров.

Наличие штампа даёт намного больше преимуществ предпринимателю, нежели имеет недостатков, а потому лучше заранее позаботиться о её покупке, чтобы потом не переплачивать за срочность.