Как правильно подготовить приказ на отпуск

Когда наступает летняя пора массовых каникул, те из наёмных работников, чья деятельность связана с кадровым делопроизводством, начинают беспокоиться о правильном и своевременном оформлении документов для предоставления отдыха. Между тем, процедура подготовки документов на предприятии является стандартизованной и давно отлаженной и, как правило, не вызывает сложностей в практической реализации.

Основание для издания приказа на отпуск

Выпуску документа предшествует подача сотрудником заявления о предоставлении каникул. Строго говоря, сотрудник не обязан подавать такое заявление, если на предприятии действует заранее согласованный график. Однако в российской современной практике сложился именно такой подход: сперва отдел кадров должен получить заявление работника, и только после него может быть выпущен соответствующий документ.

Заявление на отпуск полагается подавать не позднее четырнадцати дней до начала каникул. После получения от служащего заявления сотрудник кадрового отдела обязан подготовить приказ об отпуске и предоставить его на подпись руководителю компании.

Данные заявления могут храниться в специальном журнале заявлений, который каждая компания составляет в том виде, который считает для себя наиболее приемлемым. Вариант оформления журнала приведён на иллюстрации далее.

Приказ на отпуск

Для оформления используется стандартизованная форма документа. Он может оформляться как на одного сотрудника (форма т-6), так и сразу на группу работников, отправляющихся отдохнуть от рабочих будней (форма т-6а).

Унифицированная форма приказа на отпуск т-6

Стандартный приказ содержит следующую базовую информацию о сотруднике, отправляющемся на отдых:

• ФИО служащего;
• подразделение, к которому он относится;
• занимаемую должность;
• временной период, за который начисляются каникулярные дни;
• число дней основного оплачиваемого отгула;
• срок;
• число дней дополнительного оплачиваемого отпуска или других видов (например, учебного, неоплачиваемого и так далее);
• срок дополнительного (или прочих видов);
• совокупное число дней каникул;
• суммарный срок отдыха (основной вместе с дополнительным).

Форма заявления об отпуске входит во все стандартные программы для работы с кадровым документооборотом. Если же по какой-то причине у вас нет доступа к специализированному программному обеспечению, скачать данную форму легко по ссылке.

Каждая организация вправе выработать свой способ нумерации документов. Как правило, для нумерации используется комбинация из цифр и буквенных знаков. Порядок выполнения нумерации документов закрепляется внутренним актом по предприятию.

Как правильно заполнить форму приказа

Заполнение документа традиционно не вызывает больших сложностей. В шапке документа полагается указать название предприятия (например, ООО «Дирижабль» или ИП Одуванчиков), следом указываются номер документа, а также дата его формирования. Далее в специально отведённых полях фиксируется базовая информация об сотруднике (ФИО, табельный номер, занимаемая должность и подразделение, в котором он работает). В зависимости от типа предоставляемых каникул релевантными сведениями заполняются раздел А либо раздел Б, либо оба раздела вместе. В раздел А вносятся сведения о ежегодно предоставляемом оплачиваемом отпуске. Если речь идёт о каком-либо другом виде, соответствующим образом заполняется только раздел Б. Раздел В содержит итоговую информацию о предоставляемом отгуле. Образец заполнения приказа приведён на иллюстрации далее.

Как составить приказ о продлении, переносе, разделении на части и об отзыве с отдыха

В некоторых ситуациях сроки предоставляемых плановых каникул могут быть изменены. К числу таких ситуаций относится, например, случай болезни сотрудника во время отдыха, подтверждённый медицинским бюллетенем. В этом случае служащий вправе предоставить медицинские свидетельства, подтверждающие болезнь, с тем, чтобы получить продление каникулярного периода.

Выйдя на работу, сотрудник пишет заявление с просьбой продлить ему положенный отпуск или перенести его на другое время, а отдел кадров издаёт соответствующий документ. Определённой формы не существует, поэтому документ выпускается в свободной форме. В фотогалерее далее приведены варианты оформления.

Фотогалерея: варианты оформления приказа о переносе либо о продлении отпуска

Дробление положенного по закону отгула из 28 дней на более мелкие фрагменты также регламентируется ТК РФ. Закон требует, чтобы хотя бы одна часть была продолжительностью не меньше 14 дней, оставшиеся же дни можно использовать как угодно, хоть по одному. Как такового приказа о разделении каникул не существует. Каждый раз, запрашивая отпуск, сотрудник пишет соответствующее заявление, в ответ на которое издаётся соответствующий стандартный текст.

Видео: деление отпуска на части

Согласно ТК РФ, работодатель имеет право досрочно отозвать сотрудника из отпуска при наличии производственной надобности и при условии согласия сотрудника. Само заявление при этом может быть составлен в свободной форме. На иллюстрации далее приведён бланк приказа об отзыве.

Как отменить заявление на отгул

Иногда обстоятельства складываются таким образом, что нанимателю приходится отменять предстоящий отдых сотрудника. Стоит отметить, что, согласно законодательству, полностью он не может быть отменён.

Скорее, речь идёт лишь о вынужденном переносе периода отдыха на более отдалённое время. В этом случае, после того как сотрудник подаст соответствующее заявление, наниматель издаёт приказ об отмене. Иначе говоря, изменить сроки предоставления планового отпуска можно только с согласия самого сотрудника.

Каникулы могут быть перенесены на другие дни в пределах текущего календарного года. Приказ может быть выпущен в свободной форме. На иллюстрации далее приведён шаблон.

Кто подписывает приказ на отпуск работника

Он готовится сотрудником кадровой службы и подписывается в обязательном порядке руководителем предприятия.

Как ознакомить сотрудника с приказом на отпуск

После того как на тексте появится подпись руководителя компании, с документом должен ознакомиться и сам работник. На бланке приказа выделено специальное поле, в котором отправляющийся на каникулы работник должен поставить свою подпись. Если пренебречь этим пунктом при оформлении документов, сотрудник может непредумышленно нарушить сроки выхода на отдых, а при последующих разбирательствах вина за это действие ляжет на компанию, но не на работника. Кроме того, предприятию может грозить и административная ответственность за подобного рода деяния.

Журнал регистрации приказов

Информация обо всех изданных на предприятии приказах о каникулах может храниться в особом журнале регистрации приказов на отпуск. Унифицированной формы такого журнала не существует, поэтому каждая компания вправе принять для себя наиболее удобный формат ведения этого учётного документа. На иллюстрации далее приведён пример оформления названного журнала.

Ведение подобного журнала не является обязательным.

Порядок и сроки хранения приказов на отпуск и журнала их регистрации

Правила, определяющие сроки хранения приказов, определяются Федеральным законом No 43-ФЗ от 02 марта 2016 года. Документы, подтверждающие предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, полагается хранить пять лет. Этот же срок принят и для хранения документов по учебным каникулам, о переносе очередного оплачиваемого отдыха и об отзыве из него.

Для дней, предоставляемых ввиду особых условий, предусмотрен срок хранения в 75 лет. К числу таких условий относятся:

• работа в опасных условиях;
• уход за ребёнком;
• предоставление каникул без сохранения заработной платы.

Подобная продолжительность хранения документов объясняется тем, что перечисленные обстоятельства непосредственно влияют на продолжительность трудового стажа человека, а также на величину его будущей пенсии.

К хранению приказов применимы все те же требования, что и к хранению любых других документов, содержащих персональные данные. Никаких специфических требований закон к хранению этих документов не предъявляет. Организация хранения бумаг на предприятии подчиняется принципам практической целесообразности. Другими словами, хранить документы надо так, чтобы работникам кадровой службы было удобно ими пользоваться при необходимости. Так, например, документы с разными сроками хранения удобнее хранить в отдельных блоках, а сами приказы можно сегментировать в зависимости от основания предоставления отдыха либо по другим критериям.

Журнал, в котором ведётся регистрация приказов на отпуск, полагается хранить на протяжении трёх лет с момента внесения в него последней записи (смотри п.Д ст. 358 Перечня, утверждённого Росархивом от 6 октября 2000 года).

Когда срок хранения документов подходит к концу, назначается экспертная комиссия для проведения оценки бумаг. Приказы, хранить которые больше нет необходимости, разрешается уничтожить согласно акту экспертной комиссии либо по указанию руководителя компании.

Видео: сроки хранения приказов об отпуске

Оформление документов для предоставления служащим различных видов регламентируется законом. От правильности, своевременности и корректности выпуска кадровой службой этих бумаг зависит не только успешность прохождения компанией проверок контролирующих инстанций. Неверно оформленные документы, к примеру, могут послужить основанием для вынесения судебных решений не в пользу компании при возникновении конфликтов между работником и работодателем. Именно поэтому кадровикам стоит внимательно подходить к своей работе и соблюдать принятые на предприятии процедуры работы с документами.