Как избежать ошибок при заполнении строк 040 и 070 формы 6-НДФЛ

С 1 января 2016 года юридические лица и индивидуальные предприниматели, у которых работает хоть один наёмный сотрудник, должны ежеквартально сдавать отчёт по удержанному и перечисленному налогу на доходы физических лиц.

Дополнительную декларацию ввели не столько для усложнения трудной профессиональной жизни бухгалтеров, сколько для полного и скрупулёзного контроля за исчислением и перечислением подоходного сбора в бюджет.

Как правильно заполнить форму 6-НДФЛ

Суммы, отражаемые в строках 040 и 070 — главные в форме 6-НДФЛ, так как на них в первую очередь обратят пристальное внимание налоговые инспекторы. Цель проверки проста: убедиться, что весь причитающийся налог перечислен в бюджет.

Чтобы правильно заполнить строки 040 и 070 формы 6-НДФЛ, необходимо изучить письма Минфина РФ

Новую форму 6-НДФЛ налоговая инспекция ввела в соответствии с законом «О внесении изменений в части первую и вторую НК Российской Федерации» в целях повышения ответственности налоговых агентов за несоблюдение требований законодательства о налогах и сборах.

И хотя по форме 6-НДФЛ предприятия и организации отчитываются уже два года (за 2017 год будет подаваться уже вторая годовая отчётность по форме 6-НДФЛ), предприниматели и бухгалтеры до сих пор испытывают затруднения при её составлении. Поэтому налоговики в конце 2017 года опубликовали Письмо ФНС России от 01.11.2017 № ГД-4–11/22216@, где разбираются часто встречающиеся ошибки.

Важно помнить:

• что в форме 6-НДФЛ надо показывать итоговые суммы начисленных доходов, исчисление и удержание с них налогов по предприятию (организации) в целом, а в форме 2-НДФЛ приводятся данные по каждому работнику. Важно соотносить итоговые показатели обоих отчётов;
• если агент удерживает пошлину по нескольким ставкам, то по каждой из них заполняется свой раздел 1, при этом и итоги по строкам 060–090 показываются отдельно по каждой ставке сбора;
• чтобы заполнить форму, надо учесть, что получение дохода может происходить в одном периоде, а удержания с него придётся показывать в следующем отчёте.

Чтобы сдавать правильную отчётность без штрафов и санкций, пользуйтесь положениями Налогового кодекса РФ вместе с разъяснениями ФНС.

За уточнением спорных моментов заполнения формы 6-НДФЛ можно обратиться к своему налоговому инспектору

Как заносить цифровые показатели в отчёт 6-НДФЛ

Конкретных указаний в Приложении №2 к приказу ФНС от 04.10.2015 № ММВ-7–11/450@ о том, как заносить суммы — с копейками или в целых рублях — нет. Но форма сама подсказывает: отдельные поля разделены «точкой», значит, в них надо вписывать суммы в рублях и копейках. Это следующие строки:

• стр. 025 — сумма начисленного дохода;
• стр. 030 — сумма налоговых вычетов;
• стр. 025 — в том числе сумма начисленного дохода в виде дивидендов;
• стр. 130 — сумма фактически полученного дохода.

Строки 040 и 070 не имеют полей для внесения копеек, ячейки не разделены точкой. Следовательно, показатели в эти строки вносятся в целых рублях. Но при исчислении сбора зачастую получаются суммы в рублях и копейках, следовательно, заполняя абзацы в рублях, надо помнить о правилах округления:

• копейки до 50 отбрасываются;
• 50 и более копеек округляются до рубля.

Нередко бухгалтеры допускают ошибки при заполнении строк 040, 070. Чтобы их избежать, необходимо чётко понимать, какие именно данные должны быть в этих рядах.

Какие суммы вносятся в строку 040

В абзаце 040, согласно приложению 2 к приказу ФНС от 14.10.2015, указывается разница между суммами начисленного налога (стр. 020) за 1 квартал, 1 полугодие, 9 месяцев и за год и суммами налоговых вычетов за те же периоды, умноженная на соответствующую ставку (стр. 010).

Строка 070: порядок отражения удержанного налога

В ряд 070 вписываются данные об удержанных суммах пошлин с доходов физических лиц. Нужно помнить, что у разных видов доходов существуют различные сроки выплаты, удержания и перечисления начисленных платежей:

1. Зарплата — начисляется в одном периоде, а выплачивается в другом. Например: начисленная зарплата за декабрь 2017 года выплачиваться будет в январе 2018 года, согласно разъяснениям ФНС, приведённым в письме №БС-4–11/8609 от 16.05.2016. При этом в строку 070 отчётности за 4-й квартал 2017 года эти суммы попадать не могут, так как подоходный налог должен перечисляться на следующий день после выплаты заработной платы, то есть в новом 2018 году.
2. Отпускные и больничные согласно законодательству выплачиваются тогда же, когда начислены. То есть если деньги выплачены в декабре прошлого года, то удержанный сбор следует отразить в строке 070 в отчёте за 4-й квартал 2017 г.
3. Дивиденды: надо ориентироваться на момент фактической выплаты непосредственно получателю (когда начислены дивиденды для данной формы не имеет значения).

Распространённые ошибки при заполнении строк 040 и 070 декларации

В таблице из письма ФНС от 1 ноября 2017 г. № ГД-4–11/222162 указана часто встречающаяся неточность при заполнении стр. 040. Из неё видно, как сопоставляют налоговые контролёры показатели двух форм отчётности по подоходному налогу — 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Из этой же таблицы видно, что до сих пор встречаются ошибки и с определением периода выплаты доходов и удержания по ним исчисленных платежей в бюджет.

Таблица: как предоставлять расчёт по форме 6-НДФЛ в налоговый орган

Пункт, статья НК РФ, требования которых были нарушены	Описание нарушения	Причины возникновения нарушения	Пояснения
ст. 226, ст. 226.1, ст. 230 НК РФ	Сумма исчисленного сбора по ряду 040 Раздела 1 расчёта 6-НДФЛ меньше суммы строчек «Сумма налога исчисленная» справок по форме 2-НДФЛ за 2016 год.	Несоблюдение контрольных соотношений показателей расчёта по форме 6-НДФЛ.	Сумма исчисленного сбора (строчка 040) по соответствующей ставке пошлины (ряд 010) должна соответствовать сумме строчек «Сумма налога исчисленная» по равной ставке пошлин справок 2-НДФЛ с признаком 1, представленных по всем налогоплательщикам этим агентом, и строк 030 по аналогичной ставке платежа (ряд  010) приложений N 2 к ДНП, представленных по всем налогоплательщикам этим агентом (соотношение применяется к расчёту по форме 6-НДФЛ за год).
ст. 223 НК РФ	По строчке 070 раздела 1 расчёта по форме 6-НДФЛ отражается сумма пошлины, которая будет удержана только в следующем отчётном периоде (например, зарплата за март, выплаченная в апреле).	Несоблюдение разъяснений ФНС России.	По ряду 070 раздела 1 расчёта по форме 6-НДФЛ указывается общая сумма пошлины, удержанная агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода. Поскольку удержание суммы сбора с дохода в виде заработной платы, начисленной за май, но выплаченной в апреле,  агентом должно производиться в апреле непосредственно при выплате заработной платы, то абзац 070 раздела 1 расчёта по форме 6-НДФЛ за первый квартал 2017 года не заполняется (письмо ФНС России от 01.08.2016 № БС-4–11/13984@, вопрос № 6).

Как правильно отразить выдачу дохода в натуральной форме

Подоходным налогом также облагаются доходы, выплаченные физическим лицам в натуральной форме, согласно ст. 210 НК РФ. Доход в натуральной форме оценивается в рыночных ценах и удерживается у получателя за счёт других причитающихся ему выплат в денежной форме. При отсутствии таковых и, соответственно, невозможности удержать подоходный налог, агент обязан письменно сообщить об этом в налоговую инспекцию не позднее одного месяца после окончания налогового периода, в котором были произведены такие выплаты.

Сельхозпредприятие должно выплатить арендную плату по договору в количестве 3 т пшеницы по 10 рублей за килограмм 15 сентября. Подоходный налог с дохода арендодателя составит 3900 рублей (3 т х 10000 рублей х 13%).
Оставшаяся часть арендной платы в сумме 5000 рублей будет выплачена 30 октября, и тогда предприятие сможет удержать подоходный налог за натуральную оплату труда. Как правильно отразить эти операции в отчёте 6-НДФЛ?
Суммы дохода и пошлин в 30000 рублей и в 3900 рублей надо включить в стр. 020 и 040 за 3 квартал, когда они начислены, а в стр. 070 и 080 их нужно будет включить в отчёт за 4-й квартал, когда они будут выплачены.

Контрольные соотношения

ФНС постоянно выпускает новые письма с уточнёнными контрольными соотношениями для выявления неточностей заполнения декларации 6-НДФЛ. В настоящее время действующей редакцией является письмо ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4–11/3852@.

Таблица: формулы КС

Исходные КС	Формула	Ссылка на статьи НК РФ	Возможное нарушение законодательства	Действия проверяющего
6-НДФЛ	(020 — 030) / 100 * 010 = 040 (с учётом соотношения 1.2).	Ст. 126.1, ст. 210, ст. 23 НК РФ, ст. 24 НК РФ.	Если строки 020 — 030 / 100 * 010 <, > 040 (с учётом соотношения 1.2), то завышена/занижена сумма начисленного налога. С учётом пункта 6 статьи 52 НК РФ, допускается погрешность в обе стороны, определяемая следующим образом: 060 * 1 руб. * количество строчек 100.	В соответствии с п. 3 ст. 88 НК РФ направить письменное уведомление НА о выявленных ошибках, противоречиях, несоответствиях с требованием представить в течение пяти дней необходимые пояснения или внести соответствующие исправления в установленный срок. Если после рассмотрения представленных пояснений и документов либо при отсутствии пояснений НА установлен факт нарушения законодательства о налогах и сборах, составить акт проверки согласно ст. 100 НК РФ.
6-НДФЛ	040 >, = 050.	Ст. 126.1, ст. 227.1, ст. 23 НК РФ, ст. 24 НК РФ.	Если 040 < 050, то завышена сумма фиксированного авансового платежа.	В соответствии с п. 3 ст. 88 НК РФ направить письменное уведомление НА о выявленных ошибках, противоречиях, несоответствиях с требованием представить в течение пяти дней необходимые пояснения или внести соответствующие исправления в установленный срок. Если после рассмотрения представленных пояснений и документов либо при отсутствии пояснений НА установлен факт нарушения законодательства о налогах и сборах, составить акт проверки согласно ст. 100 НК РФ.
6-НДФЛ, КРСБ НА	070 — 090 <, = данные КРСБ НА (уплачено НДФЛ с начала налогового периода).	Ст. 226, ст. 23, ст. 24 НК РФ.	Если ряд 070 — 090 > данные КРСБ НА (уплачено НДФЛ с начала налогового периода), то, возможно, не перечислена сумма пошлин в бюджет.	В соответствии с п. 3 ст. 88 НК РФ направить письменное уведомление НА о выявленных ошибках, противоречиях, несоответствиях с требованием представить в течение пяти дней необходимые пояснения или внести соответствующие исправления в установленный срок. Если после рассмотрения представленных пояснений и документов либо при отсутствии пояснений НА установлен факт нарушения законодательства о налогах и сборах, составить акт проверки согласно ст. 100 НК РФ.

Введение нового закона и дополнительной отчётности по удержанному налогу на доходы физических лиц должно повысить поступления в бюджет за счёт усиления контроля и прозрачности взимания НДФЛ, а также ухода от «серых» схем выплаты заработной платы.