Заполнение формы 6-НДФЛ при увольнении сотрудника

Увольнение работников — распространённое явление, происходящее в силу определённых жизненных обстоятельств. Процедура увольнения должна быть проведена по всем правилам, предусмотренным законодательством нашей страны, и зафиксирована в специальных документах с указанием необходимых сотруднику выплат. С недавнего времени обязательному заполнению подлежит декларация 6-НДФЛ, где и должны отражаться подобного рода отчисления. Но далеко не каждый участник предпринимательской деятельности осведомлён, как корректно отразить увольнение и предусмотренный законом налог в форме 6-НДФЛ.

Заполнение 6-НДФЛ при увольнении работника

Декларация 6-НДФЛ является видом налоговой отчётности, которую должны представлять налоговым органам все участники предпринимательской деятельности (налоговые агенты), использующие труд наёмных работников.

Введена данная форма в 2016 г. для контроля за своевременными отчислениями налоговых агентов в бюджет. С бланком формы можно ознакомиться здесь. Расчёт состоит из титульного листа и двух разделов, где фиксируются все необходимые данные по денежным отчислениям и реквизиты плательщика.

Титульный лист содержит в себе общие сведения об организации. На нём не фиксируется информация по уволенным работникам

Это могут быть отчисления следующего рода:

• зарплата;
• больничный;
• отпускные;
• материальная помощь;
• отчисления, предусмотренные законом при увольнении сотрудника.

Образец заполнения декларации здесь.

Видео: характеристика декларации 6-НДФЛ

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатели обязаны выплатить работнику все полагающиеся ему денежные средства при увольнении в полном объёме.

Уволенному сотруднику полагается ряд обязательных выплат, расчёт которых должен быть отражён в бухгалтерской документации

Это могут быть следующие выплаты:

• заработная плата;
• компенсация за отпуск, которым сотрудник не воспользовался;
• выходное пособие.

Налогоплательщик должен представить в органы налоговой службы отчёт, в котором содержится исчерпывающая информация об НДФЛ, перечисленном в бюджет.

Такими налогоплательщиками являются так называемые налоговые агенты, а именно:

• разного рода организации и предприятия (юридические лица);
• лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью индивидуально;
• нотариусы и адвокаты, занимающиеся частной практикой.

Данная отчётность оформляется по всем видам дохода физических лиц за отчётный период. Процедура увольнения сотрудника не является исключением. Отчётность представляется в налоговые органы до конца того месяца, который следует за отчётным кварталом (но не позже). Если говорить о декларации за год, то это должно произойти до 1 апреля, следующего за отчётным годом.

Декларация 6-НДФЛ должна быть сдана в установленные законом сроки

Налоговая отчётность сдаётся в следующие места:

• физическими лицами — по месту их жительства;
• юридическими лицами — по месту их регистрации.

Стоит иметь в виду, что дата перечисления НДФЛ по уволенным не всегда совпадает с днём перечисления налога по работающим сотрудникам.

День, когда произошло увольнение гражданина, является днём получения дохода. Он фиксируется в строке 100 отчётности. Руководство должно выплатить в этот день все суммы, которые работнику причитаются по закону. Расчёт осуществляется на следующий день в том случае, если он не посетил рабочее место в день увольнения.

Таблица: фиксация выплат в 6-НДФЛ при увольнении сотрудника

Отражение компенсации отпуска при увольнении сотрудника

Согласно Трудовому кодексу РФ, уволенные граждане вправе рассчитывать на денежную компенсацию за те отпуска, которыми они не воспользовались. Подобная выплата облагается НДФЛ в общем порядке.

Особенности фиксации данных в форме 6-НДФЛ:

• в строке 100 «Дата фактического получения дохода» указывается дата выплаты компенсации за отпуск;
• в строке 110 отражается дата удержания налога, в данном случае она совпадает с датой выплаты компенсации.

Дни удержания налога и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск будут совпадать

Рабочий день, следующий за днём выплаты дохода, будет считаться датой перечисления НДФЛ по компенсации при увольнении.

Руководство может рассчитаться с бывшим трудоустроенным ещё до его увольнения, т. е. заранее осуществить выплату, которая компенсирует ему неиспользованный отпуск. В этом случае и подоходный налог удерживается до момента увольнения работника. Сам расчёт производится в день его увольнения, т. е. сотрудник вправе воспользоваться перед увольнением оставшимися днями отдыха, а затем покинуть место работы. Тогда день увольнения совпадёт с днём отпуска. В данном случае компенсация неиспользованного отдыха не выплачивается и не отражается в декларации 6-НДФЛ.

Видео: отпускные в 6-НДФЛ

Отражение выплаты выходного пособия в 6-НДФЛ

Руководство организации, в которой работал уволенный гражданин, обязано предоставить ему выходное пособие, если это увольнение происходило по обоюдному согласию.

Выходное пособие — обязательная выплата при увольнении по согласию сторон

Подобная выплата не облагается НДФЛ в том случае, когда её размер не превышает трёх средних заработков бывшего сотрудника. Тогда в 6-НДФЛ его можно не фиксировать. Но если выходное пособие больше указанного лимита, оно в обязательном порядке фиксируется в отчётности в строках 020 и 130.

Под датой получения выходного пособия и удержания НДФЛ следует понимать день выдачи денежных средств работнику. Когда сумма выплаченного выходного пособия превосходит лимит, то облагается налогом она не вся, а только разница между той, что была начислена, и суммой трёхкратной средней зарплате.

Видео: когда выходное пособие облагается налогом

Пособие по увольнению фиксируется в декларации следующим образом:

• в строке 100 отображается день, в который произошло увольнение и получение дохода;
• в строке 110 фиксируется дата, когда окончательно состоялся расчёт;
• в строке 120 указывается дата исчисления налога (день, следующий за датой, указанной в строке 110).

Пример заполнения 6-НДФЛ при выплате пособия при увольнении

Например, пособие по увольнению бывшего сотрудника равно 80 тыс. руб., что на 20 тыс. руб. больше трёхкратной величины заработка. В этом случае разница облагается НДФЛ (2600 руб.). Пособие выплачивается 20 марта, а налог перечисляется 21 марта.

В отчёте фиксируются следующие данные:

• строка 100 — 20.03.2017;
• строка 110 — 20.03.2017;
• строка 120 — 21.03.2017;
• строка 130 — 20 тыс. руб.;
• строка 140 — 2600 руб.

В том случае, когда основной доход работника и компенсация за отдых выдаются ему одновременно, в отчёте они отражаются одной выплатой (т. е. не разбиваются на два платежа). Для того чтобы не возникло путаницы в заполнении формы 6-НДФЛ, можно воспользоваться приведённой ниже таблицей.

Таблица: даты в 6-НДФЛ при увольнении сотрудника и в иных ситуациях

Стоит обратить внимание на правильность заполнения декларации. Ошибки могут привести к искажению данных, что, в свою очередь, влечёт административную ответственность в виде штрафа. Если отчёт, направленный в органы ФНС, содержит искажённую информацию, то штраф, налагаемый в таком случае на налогового агента, будет равен 500 руб. за один документ.

Видео: ответственность за несвоевременность подачи 6-НДФЛ

Если работник был уволен, он имеет право получить определённые выплаты со стороны организации, в которой был трудоустроен. Руководство организации, в которой работал сотрудник, обязуется выдать уволенному основной доход в виде заработной платы. И также ему причитается денежная компенсация за те отпуска, которыми он не воспользовался, а также выходное пособие. Все эти отчисления отражаются в декларации 6-НДФЛ, предоставляемой налоговикам в установленные законом сроки. Необходимо помнить, что все суммы, полагающиеся бывшему работнику, выплачиваются в день увольнения либо на следующий день. Какие бы отчисления ни отражались в отчётной декларации, она не должна содержать некорректные данные.